Ett landsting är en komplex organisation. Det finns nästan ingen gräns för hur många olika yrkesroller som är representerade. Allt ifrån läkare och sjuksköterskor till ekonomer och verksamhetsutvecklare ryms i verksamheten. Och alla har olika förväntningar och behov på kommunikationsverktyg och tekniskt stöd i sitt arbete.

Mitt i bruset står Martina Törnell och Kristoffer Olin. De ansvarar för den centrala utvecklingen av intranätet och har som uppgift att fånga upp behovet från användarna och utveckla internkommunikationen i takt med övrig utveckling inom landstinget.

Vikten av förankring och återkoppling framstår som de viktigaste lärdomarna när de båda summerar flera års intranätarbete.

Hösten 2004 startade landstinget arbetet med att byta publiceringsverktyg på både intranätet och den externa hemsidan. Nu arbetar de huvudsakligen med verktyget Episerver men använder även Sharepoint till vissa projektsajter och mötesplatser för olika ledningsgrupper.

– Vi började med bytet på intranätet och när vi sedan skulle gå igenom samma process med hemsidan gick det förstås snabbare. Samtidigt fick utvecklingen av nya funktioner på intranätet stå tillbaka en tid när vi arbetade med den externa sajten. Nu i år har vi återigen kunnat fokusera på ny funktionalitet på intranätet, säger Martina Törnell, informatör med inriktning på elektroniska medier.

Trots att intranätet är stort, och innehåller mycket yrkesanpassad information, är alla delar öppna för all personal. Det är en genomgående tanke som funnits hela tiden.

– Det finns några diskussionsforum samt några få projektsajter med delvis lösenordsskyddat innehåll men generellt sett är allt öppet, säger Kristoffer Olin, projektledare och webbutvecklare.

När det gäller vem som får publicera information på intranätet är reglerna ganska fria. Den som har behov av att publicera får tillgång till verktyget efter en genomgång. Antingen är det informationsavdelningen som håller i utbildningen eller någon av de webbkoordinatorer som finns i organisationen. Det är personer som har huvudansvar för webbkommunikationen inom landstingets olika förvaltningar.

– Stora enheter inom landstinget har egna it-ansvariga. De har fått välja själva hur de vill organisera sig i arbetet med intranät och externa hemsidan, säger Martina Törnell.

Något som visat sig viktigt i landstingets arbete med intranätet är att arbeta kontinuerligt med redaktörerna. Ofta får dessa en ordentlig genomgång när de första gången får tillgång och möjlighet att publicera information, men sedan är det lätt att glömma sina nyvunna kunskaper.

– Vi arrangerar regelbundet workshops för att hjälpa de användare som fastnat och för att fånga upp nya idéer. Användarna tar med de aktuella projekt de jobbar med och har då tillgång till någon av oss som de kan fråga om de kör fast. Det skapar en bra dialog mellan redaktörerna och har varit mycket uppskattat, säger Martina Törnell.

Landstinget Hallands intranät har cirka 7 400 användare spridda i länet. Intranätet innehåller ingångar till många viktiga tjänster som i vissa fall bara finns på intranätet, till exempel medicinska pm och olika bokningsfunktioner. Det borgar för att personalen verkligen använder systemet.

– Vi får snabbt reda på om något är fel. Användarna hör av sig direkt och det är en bra signal på att intranätet verkligen används, säger Martina Törnell.

Förutom landstingets egen personal måste intranätet även serva externa vårdgivare. Genom samarbetsmodellen Vårdval Halland får privata mottagningar tillgång till landstingets nätverk och intranät precis som den vanliga personalen.

– Alla som är anslutna till Vårdval Halland ingår i landstingets nätverk på samma villkor som landstingets egna enheter. Övriga vårdgivare som har avtal med landstinget ges också möjlighet att komma åt intranätet, säger Kristoffer Olin.

Tröga processer kräver förankring
Intranätprojekt kan ofta bli stora och tungstyrda. Det gäller att ha kontakt med användarna hela vägen och under ett systemskifte kan det vara extra svårt. Men Martina Törnell har lärt sig att det lönar sig i slutändan.

– Vi gör oftast enklare skisser eller versioner av kommande förändringar för att kunna testa med målgruppen innan vi går vidare. Det gör att det blir mycket lättare för användarna att förstå vad vi menar om vi har ett konkret utseende eller en tjänst att demonstrera.

– Innan vi startade intranätprojektet besökte vi alla förvaltningar med skisser som personalen fick tycka till om. Skisserna gör också att användarna känner igen sig när väl de nya funktionerna eller tjänsterna kommer på plats. Förankring och att bygga nätverk inom organisationen är jätteviktigt.
Individen i fokus

I framtiden tror både Martina Törnell och Kristoffer Olin att intranätet blir ännu mer individanpassat. Det ska gå att göra fler inställningar beroende på vilken roll en person har i organisationen och var den befinner sig rent geografiskt.

– Viss information måste alla ha, men resten kan vara valbar. Ett grundutbud kommer alltid att finnas, ett slags ”paket” av information, säger Martina Törnell.

Andra saker som blir viktigt är möjligheten att mäta och följa upp användningen av intranätet.

– Vi kommer att arbeta mer med sökmotoruppföljning för att se vad användarna faktiskt söker efter och om det behövs förändringar i navigering och struktur. Det är också viktigt med metainformation i form av bland annat nyckelord. Vi hoppas kunna lyfta fram sökfunktionerna mer i framtiden, säger Kristoffer Olin.

När Martina Törnell och Kristoffer Olin får drömma om framtidens intranät handlar det mycket om att sudda ut gränserna mellan olika plattformar och att ha ännu mer målgruppsfokus.

– Intranätet ska vara det första personalen tänker på när det handlar om att inhämta information på arbetsplatsen. Det ska kännas som ett enda system och inte flera olika, säger Martina Törnell.

– Vi ser också en stor möjlighet att samla all information på ett ställe, oavsett om det är extern eller intern information. Det handlar om att tänka målgrupp istället för plattform, men vi är inte där än, säger Martina Törnell.

– Framöver kommer all information att vara märkt med metadata vilket innebär att strukturen på intranätet inte är given från början utan skapas av sökmotorer. Redaktörerna kommer i större utsträckning att överlåta till systemet att avgöra var information ska publiceras, säger Kristoffer Olin.

–En rolig tanke är idén om en virtuell vårdcentral på nätet. En virtuell ungdomsmottagning finns med i planerna i det nationella projektet Vården på webben. Det handlar däremot inte om en virtuell värld som besökaren går in i, men steget dit bör inte vara så stort om det visar sig att gränssnittet för hela internet går åt det hållet. Samtidigt vet vi att det personliga mötet är väldigt värdefullt för att få en helhetsbild av de symptom som kan finnas hos patienterna, säger Kristoffer Olin.

---

Skissförslag på uppdaterad version av Landstinget Hallands intranät Lina (ny design lanseras i höst).