Av
De flesta känner väl igen Arkitektkopias logotyp. Butikerna med de gula skyltarna finns över hela landet och företaget har funnits i över 50 år. Idag är Arkitektkopia ett modernt företag som levererar allt från enkla kopieringsjobb till webbaserade projektnätverk och dokumentdatabaser.
Med en så decentraliserad organisation uppstår genast behovet av fungerande kanaler för internkommunikation. Det är Sofia Tingstig, marknadsansvarig med placering på huvudkontoret i Bromma utanför Stockholm, som ska lösa uppgiften.
Enligt henne är egen teknisk kompetens och rätt konsult ett par framgångsfaktorer för ett intranät. När Arkitektkopia skapade den första versionen av sitt intranät använde företaget Frontpage, men några år senare blev man Mindroutes tionde kund med publiceringsverktyget Lemoon. Arkitektkopia har 400 anställda i hela kedjan och tre personer har huvudansvaret för intranätet.
Varje lokal Arkitektkopiabutik har tidigare haft möjlighet att uppdatera ett begränsant antal uppgifter på den externa sajten. När intranätet byggdes förde man med sig samma tanke internt, fast med områdesansvariga.
– Vi tittade på olika system, bland annat Episerver, men det var för krångligt och stort för våra behov. It-avdelningen var med i hela processen och vi fastnade till slut för Lemoon som vi kommer att bygga ut till att omfatta den externa hemsidan också, säger Sofia Tingstig.
– Från början gjorde vi mycket själva, både tekniskt och designmässigt, men nu har vi börjat köpa in designjobb externt.
Ett av de främsta skälen till att Arkitektkopia ville ha ett ordentligt publiceringsverktyg var att göra intranätet mindre sårbart när det gäller administrationen.
– En sajt ska inte vara personberoende. Även om inte alla kommer att behöva uppdatera så är det viktigt att många har kunskaper i hur man gör och har tillgång till systemet, säger Sofia Tingstig.
Totalt publicerar tio olika personer material på Arkitektkopias intranät. Bland publicisterna finns representanter för ekonomi-, marknad-, sälj- och it-avdelningarna samt även miljöansvarig och vd-assistenten. De två största personalkategorierna är säljare och butiks- och produktionspersonal.
Det relativt begränsade antalet intranätpublicister gör att mycket material skickas till kontaktpersonerna för att sedan läggas ut.
– Någonstans vill vi styra lite över innehållet. Men vi vill gärna prova att till exempel sätta upp interna bloggar, något som vår produktionserfarenhetsgrupp efterfrågar. De tror att det skulle kunna vara ett bra arbetsverktyg och vi är inte rädda för att pröva ny teknik, säger Sofia Tingstig.
ÖPPET FÖR ALLA
Arkitektkopias intranät är öppet för alla anställda. Där hittar de information om större uppdrag, kampanjer, mallar, personaltidningen och olika administrativa rutiner som telefonlistor, blanketter och it-information. Även en del separata system har sina ingångar via intranätet. Det gäller bland annat fakturasystem och miljöcertifieringsinformation.
– Min uppskattning är att all personal är inne på intranätet minst ett par gånger i veckan. Våra viktigaste kanaler från huvudkontorets perspektiv är intranätet, e-post och ett speciellt informationsblad som går ut till alla butiker. Där informerar vi om det viktigaste, till exempel när stora kampanjer är igång.
– Vi har ingen konkret intranätpolicy men vill att intranätet ska vara förstahandsvalet när personalen ska hämta information. Och det ska inte vara envägskommunikation. Material som vi får skickat till oss från personalen publicerar vi oftast helt oredigerat.
INTE INDIVIDANPASSAT ÄNNU
I nuläget ser intranätets förstasida likadan ut för all personal, men Sofia Tingstig tror att det kan komma att förändras i framtiden.
– Vår företagskultur innebär att vi gärna testar tekniska nyheter. Det finns inget motstånd mot att pröva nya saker, men det får inte bli för mycket på en gång. I framtiden kan jag tänka mig en större individanpassning av intranätet. Vi har tittat på en del funktionalitet i verktyget Incentive som kanske kan vara intressant. Och det finns personer som gärna driver på utvecklingen.
När Sofia Tingstig får drömma sig bort och fundera på hur Arkitektkopias intranät skulle kunna se ut om 5-10 år handlar det mycket om att integrera olika system i ett och samma.
– Det är viktigt att hitta en struktur som känns stabil och går att bygga vidare på. Vi har bland annat separata bildbanksservrar och olika arkivlösningar. I framtiden kan jag se att dessa skulle bli en naturlig del av intranätet med print-on-demand-tjänster. Ett grundsystem för alla system helt enkelt.
Arkitektkopias intranät Arken.
Med en så decentraliserad organisation uppstår genast behovet av fungerande kanaler för internkommunikation. Det är Sofia Tingstig, marknadsansvarig med placering på huvudkontoret i Bromma utanför Stockholm, som ska lösa uppgiften.
Enligt henne är egen teknisk kompetens och rätt konsult ett par framgångsfaktorer för ett intranät. När Arkitektkopia skapade den första versionen av sitt intranät använde företaget Frontpage, men några år senare blev man Mindroutes tionde kund med publiceringsverktyget Lemoon. Arkitektkopia har 400 anställda i hela kedjan och tre personer har huvudansvaret för intranätet.
Varje lokal Arkitektkopiabutik har tidigare haft möjlighet att uppdatera ett begränsant antal uppgifter på den externa sajten. När intranätet byggdes förde man med sig samma tanke internt, fast med områdesansvariga.
– Vi tittade på olika system, bland annat Episerver, men det var för krångligt och stort för våra behov. It-avdelningen var med i hela processen och vi fastnade till slut för Lemoon som vi kommer att bygga ut till att omfatta den externa hemsidan också, säger Sofia Tingstig.
– Från början gjorde vi mycket själva, både tekniskt och designmässigt, men nu har vi börjat köpa in designjobb externt.
Ett av de främsta skälen till att Arkitektkopia ville ha ett ordentligt publiceringsverktyg var att göra intranätet mindre sårbart när det gäller administrationen.
– En sajt ska inte vara personberoende. Även om inte alla kommer att behöva uppdatera så är det viktigt att många har kunskaper i hur man gör och har tillgång till systemet, säger Sofia Tingstig.
Totalt publicerar tio olika personer material på Arkitektkopias intranät. Bland publicisterna finns representanter för ekonomi-, marknad-, sälj- och it-avdelningarna samt även miljöansvarig och vd-assistenten. De två största personalkategorierna är säljare och butiks- och produktionspersonal.
Det relativt begränsade antalet intranätpublicister gör att mycket material skickas till kontaktpersonerna för att sedan läggas ut.
– Någonstans vill vi styra lite över innehållet. Men vi vill gärna prova att till exempel sätta upp interna bloggar, något som vår produktionserfarenhetsgrupp efterfrågar. De tror att det skulle kunna vara ett bra arbetsverktyg och vi är inte rädda för att pröva ny teknik, säger Sofia Tingstig.
ÖPPET FÖR ALLA
Arkitektkopias intranät är öppet för alla anställda. Där hittar de information om större uppdrag, kampanjer, mallar, personaltidningen och olika administrativa rutiner som telefonlistor, blanketter och it-information. Även en del separata system har sina ingångar via intranätet. Det gäller bland annat fakturasystem och miljöcertifieringsinformation.
– Min uppskattning är att all personal är inne på intranätet minst ett par gånger i veckan. Våra viktigaste kanaler från huvudkontorets perspektiv är intranätet, e-post och ett speciellt informationsblad som går ut till alla butiker. Där informerar vi om det viktigaste, till exempel när stora kampanjer är igång.
– Vi har ingen konkret intranätpolicy men vill att intranätet ska vara förstahandsvalet när personalen ska hämta information. Och det ska inte vara envägskommunikation. Material som vi får skickat till oss från personalen publicerar vi oftast helt oredigerat.
INTE INDIVIDANPASSAT ÄNNU
I nuläget ser intranätets förstasida likadan ut för all personal, men Sofia Tingstig tror att det kan komma att förändras i framtiden.
– Vår företagskultur innebär att vi gärna testar tekniska nyheter. Det finns inget motstånd mot att pröva nya saker, men det får inte bli för mycket på en gång. I framtiden kan jag tänka mig en större individanpassning av intranätet. Vi har tittat på en del funktionalitet i verktyget Incentive som kanske kan vara intressant. Och det finns personer som gärna driver på utvecklingen.
När Sofia Tingstig får drömma sig bort och fundera på hur Arkitektkopias intranät skulle kunna se ut om 5-10 år handlar det mycket om att integrera olika system i ett och samma.
– Det är viktigt att hitta en struktur som känns stabil och går att bygga vidare på. Vi har bland annat separata bildbanksservrar och olika arkivlösningar. I framtiden kan jag se att dessa skulle bli en naturlig del av intranätet med print-on-demand-tjänster. Ett grundsystem för alla system helt enkelt.
Arkitektkopias intranät Arken.
