Getting Things Done, GTD eller Att få saker gjorda. Amerikanen David Allen har myntat begreppet och skrivit en bok med samma namn. Han åker jorden runt och sprider budskapet om hur vi ska göra vår yrkesvardag mer effektiv.

David Allen har på bred front medvetandegjort processen som får oss människor att få saker gjorda. Han pratar om nyckelfaktorer för ett hälsosamt liv och arbetsstil, och på ett övergripande plan handlar det om att själv ta ansvar för att få saker gjorda med hjälp av olika modeller.

– Din hjärna är begränsad i sin kapacitet att manövrera åtaganden, för den har en nedsatt förmåga att komma ihåg och påminna sig själv, säger David Allen i en presentation han höll för Google-anställda i Kalifornien.

Han menar att hjärnans kapacitet inte kan sträcka sig hur långt som helst, men att vi kan använda olika system för att hjälpa till.

– Om min hjärna hade en hjärna så skulle jag inte behöva system.

Men så länge hjärnan inte litar på att det finns ett bättre system för att hålla koll på uppgifter kan den inte släppa jobbet. Vem har inte vaknat mitt i natten och tänkt på saker som bara måste göras, helst igår? Men just där och då kan du ju egentligen inte göra något åt dem.

– Om du inte ger uppmärksamhet till det som stjäl din uppmärksamhet så kommer det att ta mer av din uppmärksamhet än det förtjänar. Om du inte hanterar det så fortsätter det att ge ”bränsle till elden” och adderar stress, säger David Allen.

För att få saker ur hjärnan måste du veta att du har fångat, klargjort och organiserat alla dina åtaganden och att du kommer att engagera dig i dem medvetet så ofta du behöver.

Det är möjligt att göra om du använder tekniker för det. Och om du gör det så kan du istället ägna dig åt att få perspektiv på de uppgifter du ska utföra. Perspektiv är din mest värdefulla egenskap. De två kritiska aspekterna för att manövrera att göra-situationen är enligt David Allen: Kontroll – ett medvetet fokuserat engagemang och att vara medveten om alla alternativ. Och perspektiv – att vara klar över alla beslut, riktningar och prioriteringar.

Men det gäller samtidigt att heller inte bli för strukturerad och att begränsa sig. Det finns ett tydligt samband mellan kontroll och perspektiv. Om du tappar perspektivet så tappar du kontrollen. Och om du tappar kontrollen så kan du inte behålla perspektivet. Men det går att råda bot på det.

För att uppnå kontroll:
» Samla allt som har innebörd för dig, allt som du måste, borde och vill göra. Allt som du redan är inne i en process i att göra.
» Processa saker i huvudet över hur du ska göra dem och för in dem i ett system. David Allen säger att 99 procent av alla att göra-listor han sett inte är kompletta och de är fulla av oklarheter.

Han kategoriserar perspektiv i sex olika nivåer: syfte och principer, vision, mål, fokus- och ansvarsområden, projekt att genomföra samt nya planer utifrån projekten du har genomfört.
» Organisera hur du ska uppnå sakerna på din att göra-lista.
» Gå igenom ditt system över saker att göra kontinuerligt så att hjärnan kan slappna av igen och känna att den har kontroll.
» Genomför uppgifterna.

Kontrollen ska i sin tur assisteras av olika nivåer av perspektiv för att ge mening åt dina åtaganden. När du har kontroll kan du också få perspektiv.

Du måste alltså skapa en balans mellan kontroll och perspektiv där du kan släppa hjärnan fri och istället genomföra det som finns på att göra-listan.

David Allens tips är att dela upp listan i vad du ska göra på jobbet, framför datorn, hemma, i föreningen och så vidare. Det gäller också att prioritera i listorna mellan sånt du behöver göra nu, senare och i framtiden.

Men hur ska du organisera allt detta? Lugn, det finns hjälp att tillgå. Traditionellt sett har det inneburit penna, block och fysisk almanacka. Med webben finns stora möjligheter att ersätta dem med digitala kalender- och skrivfunktioner som ständigt går att nå, och med interaktiva verktyg och arbetsmetoder – för att få saker gjorda.

HELA LISTAN: 25 smarta webbtjänster för att bli supereffektiv!