Av
För ett år sedan fick skogsindustrikoncernen Holmen sin första webbstrategi. Det har inte blivit någon bortglömd lunta – webbstrategin används i stort sett dagligen. Den är vägledande i arbetet med att göra om webben, den fungerar som underlag för budget och resursfördelning, och den ger direktiv för hur man ska gå vidare med den digitala närvaron.
– Allting är kopplat till hur webben ska uppfylla våra affärsmål. Det gör det också lättare för koncernledningen att förstå vad webben kan göra. Vi är ett väldigt traditionellt företag där webben inte har varit särskilt prioriterad tidigare. Men jag tycker att vi ser en förändring nu, säger Anna Svedberg, webbansvarig på affärsområdet Holmen Paper och projektledare när koncernen tog fram den nya webbstrategin.
Upprinnelsen till strategiarbetet var att de externa webbplatserna behövde göras om. Informationsdirektören Ingela Carlsson var ny på Holmen och ville att omgörningen skulle stöttas av en tydlig strategi.
– Jag sa att visst kan vi göra om webben – men då ska vi lägga fast en strategi för hur den ska användas. Vad är syftet med webben? Hur ska webben bidra till att öka våra affärer? säger Ingela Carlsson.
Det tog sex månader att ta fram strategin. Projektet genomfördes av Holmens webbråd, som består av webbansvariga för koncernens tre största affärsområden och representanter från koncernstaben. Till sin hjälp hade de en extern rådgivare, Mattias Malmnäs från webbyrån Alenio.
– Man vågar inte tänka så stort om man sitter själv. Och vi behövde någon utifrån som kunde ställa obekväma frågor, säger Anna Svedberg.
Affärsområdena på Holmen hade redan tidigare ett webbsamarbete. Skillnaden är att de nu har satt tankarna på pränt. De har tvingats diskutera, dra saker till sin spets, formulera tydliga mål och en handlingsplan.
När Holmen startade sin första sajt var det, liksom för många andra företag, utan någon större strategisk bakgrund. Webbplatsen blev en digital presentationssida.
För att webben ska ta steget vidare, få ett tydligt syfte och kunna uppfylla affärsmålen, har webbstrategiarbetet involverat många ute i verksamheten. Den personal som kommer att använda och arbeta med webben har rådfrågats om vad de behöver. Idéer och strategier har förankrats.
– Tidigare byggde informationsavdelningen och it-avdelningen webben ihop, och hade kanske inte så mycket kontakt med resten av företaget, säger Ingela Carlsson. I dag styr verksamhetens behov hur webben ska se ut. Ska webben påverka våra affärer måste vi också ha förankrat webben hos dem som jobbar med affärsverksamheten. Vi har förankrat både på bredden och på höjden, för att de som berörs ska känna att de varit delaktiga.
Men trots att förankringsarbetet har fått mycket fokus tycker Anna Svedberg att det är det största förbättringsområdet. Förankringen ute i organisationen hade kunnat vara mer genomgripande och grundlig.
– Om jag skulle få göra om arbetet från scratch skulle jag involvera fler och låta det få ta tid, säger Anna Svedberg.
Holmens webbstrategi är 40 sidor lång och specificerar åtta utvecklingsområden som Holmen ska jobba med. Det handlar om varumärkesfrågor, organisationsfrågor och ämnespecifika områden – saker Holmen vill bli bättre på online. För varje område benar strategin upp vilka problemen är, vilka effekter man vill se och hur målen ska realiseras. Dessutom innehåller strategin konkreta aktiviteter med tids- och kostnadsuppskattningar.
En ytterligare nytta som Holmen haft av webbstrategin är att den legat till grund för den omgörning av webben som nu pågår i samarbete med webbyrån Söderhavet.
– Strategin ger webbarbetet större tyngd. Och det är en checklista för arbetet med den nya webben så att vi får med allt, säger Anna Svedberg.
Hur lång tid håller webbstrategin?
– När strategin blev klar för ett år sedan såg vi tre-fyra år framåt. Men redan nu ifrågasätter vi vissa saker. En del kanske vi inte orkar med att göra, annat kanske vår webbyrå har haft bättre expertis kring. Jag kan tänka mig att vi uppdaterar den någon gång nästa år. Strategin är inte huggen i sten, den är ett stöd, säger Anna Svedberg.
– Allting är kopplat till hur webben ska uppfylla våra affärsmål. Det gör det också lättare för koncernledningen att förstå vad webben kan göra. Vi är ett väldigt traditionellt företag där webben inte har varit särskilt prioriterad tidigare. Men jag tycker att vi ser en förändring nu, säger Anna Svedberg, webbansvarig på affärsområdet Holmen Paper och projektledare när koncernen tog fram den nya webbstrategin.
Upprinnelsen till strategiarbetet var att de externa webbplatserna behövde göras om. Informationsdirektören Ingela Carlsson var ny på Holmen och ville att omgörningen skulle stöttas av en tydlig strategi.
– Jag sa att visst kan vi göra om webben – men då ska vi lägga fast en strategi för hur den ska användas. Vad är syftet med webben? Hur ska webben bidra till att öka våra affärer? säger Ingela Carlsson.
Det tog sex månader att ta fram strategin. Projektet genomfördes av Holmens webbråd, som består av webbansvariga för koncernens tre största affärsområden och representanter från koncernstaben. Till sin hjälp hade de en extern rådgivare, Mattias Malmnäs från webbyrån Alenio.
– Man vågar inte tänka så stort om man sitter själv. Och vi behövde någon utifrån som kunde ställa obekväma frågor, säger Anna Svedberg.
Affärsområdena på Holmen hade redan tidigare ett webbsamarbete. Skillnaden är att de nu har satt tankarna på pränt. De har tvingats diskutera, dra saker till sin spets, formulera tydliga mål och en handlingsplan.
När Holmen startade sin första sajt var det, liksom för många andra företag, utan någon större strategisk bakgrund. Webbplatsen blev en digital presentationssida.
För att webben ska ta steget vidare, få ett tydligt syfte och kunna uppfylla affärsmålen, har webbstrategiarbetet involverat många ute i verksamheten. Den personal som kommer att använda och arbeta med webben har rådfrågats om vad de behöver. Idéer och strategier har förankrats.
– Tidigare byggde informationsavdelningen och it-avdelningen webben ihop, och hade kanske inte så mycket kontakt med resten av företaget, säger Ingela Carlsson. I dag styr verksamhetens behov hur webben ska se ut. Ska webben påverka våra affärer måste vi också ha förankrat webben hos dem som jobbar med affärsverksamheten. Vi har förankrat både på bredden och på höjden, för att de som berörs ska känna att de varit delaktiga.
Men trots att förankringsarbetet har fått mycket fokus tycker Anna Svedberg att det är det största förbättringsområdet. Förankringen ute i organisationen hade kunnat vara mer genomgripande och grundlig.
– Om jag skulle få göra om arbetet från scratch skulle jag involvera fler och låta det få ta tid, säger Anna Svedberg.
Holmens webbstrategi är 40 sidor lång och specificerar åtta utvecklingsområden som Holmen ska jobba med. Det handlar om varumärkesfrågor, organisationsfrågor och ämnespecifika områden – saker Holmen vill bli bättre på online. För varje område benar strategin upp vilka problemen är, vilka effekter man vill se och hur målen ska realiseras. Dessutom innehåller strategin konkreta aktiviteter med tids- och kostnadsuppskattningar.
En ytterligare nytta som Holmen haft av webbstrategin är att den legat till grund för den omgörning av webben som nu pågår i samarbete med webbyrån Söderhavet.
– Strategin ger webbarbetet större tyngd. Och det är en checklista för arbetet med den nya webben så att vi får med allt, säger Anna Svedberg.
Hur lång tid håller webbstrategin?
– När strategin blev klar för ett år sedan såg vi tre-fyra år framåt. Men redan nu ifrågasätter vi vissa saker. En del kanske vi inte orkar med att göra, annat kanske vår webbyrå har haft bättre expertis kring. Jag kan tänka mig att vi uppdaterar den någon gång nästa år. Strategin är inte huggen i sten, den är ett stöd, säger Anna Svedberg.
