Av
Av Christoffer Kittel, (Ur Internetworld 4/2004)
--------------------------
Mer om publiceringsverktyg:
--------------------------
När sktf-tidningen skulle välja nytt publiceringssystem var det viktigt att det var snabbt, säkert och enkelt. Men även möjligheten att skriva från konferenser och andra uppdrag var vägledande. Valet föll på Zino, ett publiceringsverktyg från företaget Zeitung som är specialiserat på tidningspublicering.
SKTF-tidningen är en nyhetstidning för fackförbundet med samma namn. Den publicerar dagliga nyheter på nätet om arbetslivet, och på sajten finns även lönestatistik, veckans fråga, tips för dem som söker jobb och en listning av lediga jobb. Tidningen har använt Zino de senaste två åren och många mindre tidningar som exempelvis Kommunaktuellt och Vi Föräldrar använder det.
I oktober förra året uppgraderade SKTF-tidningen till en ny version av systemet, och det som fällde avgörandet att uppgradera det befintliga systemet var framförallt att systemet är enkelt att jobba med och att det är webbaserat.
- Mobiliteten är den största fördelen. Vi skriver ofta från konferenser och liknande och då är det smidigt att kunna uppdatera på plats, man behöver bara ha tillgång till en pc. På samma sätt kan vi plocka bort kränkande kommentarer via nätet, säger chefredaktören Kent Källqvist.
Redaktionen består av tolv medarbetare, varav ungefär hälften producerar för webben och tillsammans lägger de upp minst fyra nyheter om dagen. Nyheter publiceras primärt för nättidningen. De flesta tidningar publicerar främst till papperstidningen och lyfter sedan över artiklarna till webben.
- Det ställde till det när vi höll på att implementera systemet. Det var diskussioner om att man kan plocka artiklar från Quark Xpress (redigeringsprogram för trycksaker), men det var inte aktuellt för oss, säger Kent Källqvist.
Den funktionalitet som han är mest nöjd med är de automatiska nyhetsbreven, som är uppdelade på 20 olika kategorier.
- Det är väldigt smidigt och enkelt att skicka nyhetsbrevet. Det är en viktig del som vi är väldigt nöjda med.
Zino kostar 5 300 kronor per månad i licensavgift, men det är exklusive design och implementering. Systemet är billigare än exempelvis Headline från Bombus, ett av de system som SKTF-tidningen tittade på. Skillnaden är att Zino är mer statiskt för användaren.
- Så fort vi ska ändra någonting måste vi ta in Zeitung som konsulter, det är väldigt kostsamt. Vi skulle vilja ha mer kontroll här på redaktionen, säger Kent Källqvist.
Den största lärdomen de har från processen är att det är centralt att kommunikationen fungerar åt båda håll. Ofta tänker beställare och leverantör på olika sätt och det kan vara svårt att mötas.
Beställaren förstår inte tekniken, vad som är möjligt och rimligt. Leverantören har svårt att sätta sig in i beställarens situation och förstå hur man vill kunna använda systemet.
- De var för lite journalister och för mycket tekniker. Och vi var nog för otydliga i vår beställning. Det ledde till en del strul, säger Kent Källqvist.
Så bör du välja
SKTF-tidningen valde Zino, men det finns massor av publiceringsverktyg och system att välja mellan. Kostnaden går från gratis till miljonklassen, allt beroende på vad du ska ha. Mattias Beijmo driver Duma som bland annat arbetar med att hjälpa företag och organisationer vid upphandling av publicerings- och cm-verktyg. Han utbildar även i ämnet, och enligt honom är det hårfina gränser mellan de olika typerna av verktyg.
Att komma fram till vilket system som passar bäst för verksamheten är en lång process, som givetvis är unik för varje företag. Enligt Mattias Beijmo kan man dock dela upp den i fyra kriterier.
1. Vilket är behovet?
Detta är den i särklass viktigaste punkten. Man måste få klart för sig både hur företaget kommunicerar idag och hur strategierna för framtiden ser ut.
- Man ska absolut inte börja med att titta på vilka verktyg som finns. När man definierar hur man vill att kommunikationen ska fungera fångar man upp kraven på systemet. Det är dessa som ska forma de tekniska kraven, inte tvärtom. Många gör misstaget att frågan börjar på it-avdelningen. Istället ska den ligga hos informationsavdelningen. It-avdelningen ska komma in först som en remissinstans när kraven väl är klara.
2. Hur många kanaler ska införlivas?
Antalet kanaler som till exempel webbplatser, intranät och nyhetsbrev styr i hög grad hur komplext system som behövs. Är kommunikationen det centrala i företagets verksamhet, eller är det mest en kul grej? Finns det interna kanaler, som ska ingå i systemet? Finns det flera olika kommunikationskanaler som ska synkroniseras i den externa kommunikationen?
3. Vilken publiceringsfrekvens?
Hur mycket material är det som kommuniceras? Hur ofta publiceras nytt material, och av hur många skribenter eller redaktörer? Hur många är det som ska använda systemet på företaget? Hur många mottagare ska ta del av informationen?
4. Ska systemet integreras?
Finns det andra områden i företaget som bör kopplas samman med publiceringssystemet? Exempelvis Outlook, affärssystem eller säljstödsystem. Här ligger den stora styrkan hos de så kallade portalsystemen. De kallas även för portalintegrativa system.
Det finns idag massor av leverantörer och system, och det är minst sagt svårt att orientera sig i utbudet. Även inom de olika typerna finns det nischade system som inriktar sig på en speciell typ av informationshantering. En sak att fundera över är vilka andra kunder en leverantör har. Men du ska inte stirra dig blind på kunder i samma bransch.
- Det är oväsentligt att kika inom branschen. Det som är viktigast är att se om de jobbar på samma sätt som det egna företaget. Man kan till exempel hantera information med samma rutiner, fastän man inte alls verkar inom samma bransch.
- Ett stort misstag många gör är att kika på vad grannen har istället för att våga gå mot strömmen. Ofta kan det vara mer ekonomiskt att gå en annan väg. Det finns inget som säger att ens konkurrenter har den bästa lösningen, eller att den passar lika bra för dig.
Han tror att problemet bottnar i leverantörens svårigheter att positionera sig. De flesta verktyg är utvecklade under lågkonjunktur, vilket innebär att de aldrig haft råd att specialisera sig och bli nischade. Det har lett till att alla leverantörer säger sig ha system som passar för allt. Det finns även en låg konkurrenskännedom.
- De här svårigheterna leder i sin tur till att det blir svårt för kunder att se skillnad på leverantörerna.
En annan fråga som är viktig är balansen mellan flexibilitet i systemet och beroende av externa konsulter. Ju mer anpassat systemet är till verksamheten, desto mindre är behovet av anpassningar och utvecklingar efterhand. Många företag fastnar i ett konsultberoende och har svårt för att förändra sina system själva. Det är något vi får se ännu mer av framöver, om man ska tro Mattias Beijmo. Han ser flera olika tänkbara utvecklingsscenarier för publiceringssystemen.
Andra kunder och priset avgör
Om Microsofts cm-system blir lite av branschstandard kan de komma att konkurrera ut övriga aktörer. Konkurrensen kan också innebära en tydligare positionering av de befintliga aktörerna, vilket leder till utslagningar och sammanslagningar. Ett annat scenario är att open source-system, som är gratis och utvecklas av användarna själva, kan komma att växa. Men de passar bara en viss typ av kunder, de flesta vill inte eller kan inte ha den kompetensen i det egna företaget.
Den troligaste utvecklingen, tror Beijmo, är att produkterna sjunker i pris, kanske till och med blir gratis, medan tjänsterna utvecklas.
- Program i allmänhet har en väldigt dålig prisutveckling. Men att kunna använda programmen och skapa nytta med dem, den kunskapen kommer att bli mer efterfrågad. Så jag tror att många leverantörer kommer att inrikta sig på det i framtiden.
Det innebär att man som kund framförallt kommer att titta på två faktorer: prisbilden och leverantörens tidigare kunder. Den senare är en av de faktorer Duma analyserar.
- Idag finns det flera leverantörer som säljer samma system. Men det innebär inte att de är lika bra på att leverera det.
Checklista för att välja rätt
--------------------------
Mer om publiceringsverktyg:
--------------------------
När sktf-tidningen skulle välja nytt publiceringssystem var det viktigt att det var snabbt, säkert och enkelt. Men även möjligheten att skriva från konferenser och andra uppdrag var vägledande. Valet föll på Zino, ett publiceringsverktyg från företaget Zeitung som är specialiserat på tidningspublicering.
SKTF-tidningen är en nyhetstidning för fackförbundet med samma namn. Den publicerar dagliga nyheter på nätet om arbetslivet, och på sajten finns även lönestatistik, veckans fråga, tips för dem som söker jobb och en listning av lediga jobb. Tidningen har använt Zino de senaste två åren och många mindre tidningar som exempelvis Kommunaktuellt och Vi Föräldrar använder det.
I oktober förra året uppgraderade SKTF-tidningen till en ny version av systemet, och det som fällde avgörandet att uppgradera det befintliga systemet var framförallt att systemet är enkelt att jobba med och att det är webbaserat.
- Mobiliteten är den största fördelen. Vi skriver ofta från konferenser och liknande och då är det smidigt att kunna uppdatera på plats, man behöver bara ha tillgång till en pc. På samma sätt kan vi plocka bort kränkande kommentarer via nätet, säger chefredaktören Kent Källqvist.
Redaktionen består av tolv medarbetare, varav ungefär hälften producerar för webben och tillsammans lägger de upp minst fyra nyheter om dagen. Nyheter publiceras primärt för nättidningen. De flesta tidningar publicerar främst till papperstidningen och lyfter sedan över artiklarna till webben.
- Det ställde till det när vi höll på att implementera systemet. Det var diskussioner om att man kan plocka artiklar från Quark Xpress (redigeringsprogram för trycksaker), men det var inte aktuellt för oss, säger Kent Källqvist.
Den funktionalitet som han är mest nöjd med är de automatiska nyhetsbreven, som är uppdelade på 20 olika kategorier.
- Det är väldigt smidigt och enkelt att skicka nyhetsbrevet. Det är en viktig del som vi är väldigt nöjda med.
Zino kostar 5 300 kronor per månad i licensavgift, men det är exklusive design och implementering. Systemet är billigare än exempelvis Headline från Bombus, ett av de system som SKTF-tidningen tittade på. Skillnaden är att Zino är mer statiskt för användaren.
- Så fort vi ska ändra någonting måste vi ta in Zeitung som konsulter, det är väldigt kostsamt. Vi skulle vilja ha mer kontroll här på redaktionen, säger Kent Källqvist.
Den största lärdomen de har från processen är att det är centralt att kommunikationen fungerar åt båda håll. Ofta tänker beställare och leverantör på olika sätt och det kan vara svårt att mötas.
Beställaren förstår inte tekniken, vad som är möjligt och rimligt. Leverantören har svårt att sätta sig in i beställarens situation och förstå hur man vill kunna använda systemet.
- De var för lite journalister och för mycket tekniker. Och vi var nog för otydliga i vår beställning. Det ledde till en del strul, säger Kent Källqvist.
Så bör du välja
SKTF-tidningen valde Zino, men det finns massor av publiceringsverktyg och system att välja mellan. Kostnaden går från gratis till miljonklassen, allt beroende på vad du ska ha. Mattias Beijmo driver Duma som bland annat arbetar med att hjälpa företag och organisationer vid upphandling av publicerings- och cm-verktyg. Han utbildar även i ämnet, och enligt honom är det hårfina gränser mellan de olika typerna av verktyg.
Att komma fram till vilket system som passar bäst för verksamheten är en lång process, som givetvis är unik för varje företag. Enligt Mattias Beijmo kan man dock dela upp den i fyra kriterier.
1. Vilket är behovet?
Detta är den i särklass viktigaste punkten. Man måste få klart för sig både hur företaget kommunicerar idag och hur strategierna för framtiden ser ut.
- Man ska absolut inte börja med att titta på vilka verktyg som finns. När man definierar hur man vill att kommunikationen ska fungera fångar man upp kraven på systemet. Det är dessa som ska forma de tekniska kraven, inte tvärtom. Många gör misstaget att frågan börjar på it-avdelningen. Istället ska den ligga hos informationsavdelningen. It-avdelningen ska komma in först som en remissinstans när kraven väl är klara.
2. Hur många kanaler ska införlivas?
Antalet kanaler som till exempel webbplatser, intranät och nyhetsbrev styr i hög grad hur komplext system som behövs. Är kommunikationen det centrala i företagets verksamhet, eller är det mest en kul grej? Finns det interna kanaler, som ska ingå i systemet? Finns det flera olika kommunikationskanaler som ska synkroniseras i den externa kommunikationen?
3. Vilken publiceringsfrekvens?
Hur mycket material är det som kommuniceras? Hur ofta publiceras nytt material, och av hur många skribenter eller redaktörer? Hur många är det som ska använda systemet på företaget? Hur många mottagare ska ta del av informationen?
4. Ska systemet integreras?
Finns det andra områden i företaget som bör kopplas samman med publiceringssystemet? Exempelvis Outlook, affärssystem eller säljstödsystem. Här ligger den stora styrkan hos de så kallade portalsystemen. De kallas även för portalintegrativa system.
Det finns idag massor av leverantörer och system, och det är minst sagt svårt att orientera sig i utbudet. Även inom de olika typerna finns det nischade system som inriktar sig på en speciell typ av informationshantering. En sak att fundera över är vilka andra kunder en leverantör har. Men du ska inte stirra dig blind på kunder i samma bransch.
- Det är oväsentligt att kika inom branschen. Det som är viktigast är att se om de jobbar på samma sätt som det egna företaget. Man kan till exempel hantera information med samma rutiner, fastän man inte alls verkar inom samma bransch.
- Ett stort misstag många gör är att kika på vad grannen har istället för att våga gå mot strömmen. Ofta kan det vara mer ekonomiskt att gå en annan väg. Det finns inget som säger att ens konkurrenter har den bästa lösningen, eller att den passar lika bra för dig.
Han tror att problemet bottnar i leverantörens svårigheter att positionera sig. De flesta verktyg är utvecklade under lågkonjunktur, vilket innebär att de aldrig haft råd att specialisera sig och bli nischade. Det har lett till att alla leverantörer säger sig ha system som passar för allt. Det finns även en låg konkurrenskännedom.
- De här svårigheterna leder i sin tur till att det blir svårt för kunder att se skillnad på leverantörerna.
En annan fråga som är viktig är balansen mellan flexibilitet i systemet och beroende av externa konsulter. Ju mer anpassat systemet är till verksamheten, desto mindre är behovet av anpassningar och utvecklingar efterhand. Många företag fastnar i ett konsultberoende och har svårt för att förändra sina system själva. Det är något vi får se ännu mer av framöver, om man ska tro Mattias Beijmo. Han ser flera olika tänkbara utvecklingsscenarier för publiceringssystemen.
Andra kunder och priset avgör
Om Microsofts cm-system blir lite av branschstandard kan de komma att konkurrera ut övriga aktörer. Konkurrensen kan också innebära en tydligare positionering av de befintliga aktörerna, vilket leder till utslagningar och sammanslagningar. Ett annat scenario är att open source-system, som är gratis och utvecklas av användarna själva, kan komma att växa. Men de passar bara en viss typ av kunder, de flesta vill inte eller kan inte ha den kompetensen i det egna företaget.
Den troligaste utvecklingen, tror Beijmo, är att produkterna sjunker i pris, kanske till och med blir gratis, medan tjänsterna utvecklas.
- Program i allmänhet har en väldigt dålig prisutveckling. Men att kunna använda programmen och skapa nytta med dem, den kunskapen kommer att bli mer efterfrågad. Så jag tror att många leverantörer kommer att inrikta sig på det i framtiden.
Det innebär att man som kund framförallt kommer att titta på två faktorer: prisbilden och leverantörens tidigare kunder. Den senare är en av de faktorer Duma analyserar.
- Idag finns det flera leverantörer som säljer samma system. Men det innebär inte att de är lika bra på att leverera det.
Checklista för att välja rätt
- Kartlägg behoven
- Utgå från den befintliga verksamheten
- Räkna kommunikationskanaler och publiceringsfrekvens
- Härma inte konkurrenten
- Titta på leverantörens kundlista
