Av Pierre Andersson, Illustration Jonas Englund
För inte så länge sedan satt Monica Glant, webbredaktör på AMF Pension, i en splittrad webbmiljö. Huvudsajten var byggd i ett egenutvecklat system baserat på Lotus Domino, det redaktionella arbetet var krångligt och den tekniska lösningen oflexibel. Alla kampanjer gjordes utanför huvudsajten, oftast av en webbyrå i ren html, eftersom man inte lyckades få de resultat man ville i Dominosystemet. Dessutom hade man en tredje sajt med ren företagsinformation där ytterligare en webbyrå var inblandad.
- Det var väldigt tungjobbat, säger Monica Glant. Egentligen kunde vi bara göra små förändringar själva, för allt annat var vi helt konsultberoende.
När AMF Pension skulle bygga om hela webbplatsen stod också ett nytt publiceringssystem högt upp på kravlistan. Ett system som både skulle rymma alla de tidigare sajterna och ge ett mer enhetligt redaktionellt arbetsflöde. Ganska snart insåg företaget att det behövde hjälp. Att bygga sajten från grunden och att samtidigt välja en ny teknisk lösning krävde resurser som inte fanns i huset.
- Internetavdelningens chef, Gun-Britt Larsson, hade stött på konsultföretaget Alenio på en kurs, berättar Monica Glant. Hon gillade deras projektupplägg och det slutade med att de gick in som projektledare. Även om vi hade klarat det själva blir det mer kostnadseffektivt med en konsult som jobbat med den här processen tidigare.
analys av nuläget
Det första Alenio gjorde var en nulägesanalys.
- Det gjorde vi för att förtydliga både vilka problem och vilken potential som fanns i projektet, berättar Patrik Blomberg, projektledare på Alenio. Vi tittade på projektet utifrån olika perspektiv: besökarnas behov och förväntningar, integration med andra system, styrning och uppföljning samt själva arbetsprocessen, miljön för dem som jobbar i systemet.
- Nulägesanalysen var också ett sätt att förankra hela processen i den övriga organisationen, säger Monica Glant. Många personer fick vara med och tycka till från början, och engagemanget som skapades då finns fortfarande kvar även efter lanseringen.
När nulägesanalysen var klar, ett arbete som omfattade såväl seminarier som intervjuer, var det dags att ta nästa steg. Det naturliga för många hade varit att börja titta på olika publiceringsverktyg, att begära in offerter och titta på leverantörspresentationer.
Patrik Blomberg tycker att man ska börja från ett annat håll.
- Strunta i att fokusera så mycket på vilket system du ska välja, säger han. Börja med att beskriva kraven på den färdiga webbplatsen. Sedan får leverantörerna svara på hur det ska lösas tekniskt.
Att ta fram kravspecifikationen måste få ta tid. Många frågor ska besvaras, och svepande eller för generella formuleringar måste bort.
- Det gäller att våga vara detaljerad och tydlig, säger Patrik Blomberg. Det räcker inte att säga att systemet ska ha stöd för rättstavning. Ska det klara rättstavning i realtid, ska systemet föreslå ord och ska det klara flera olika språk? Om det blir för generellt är det jättelätt för leverantörerna att svara ja på alla krav man ställer.
Monica Glant minns att det inte alltid var helt enkelt att jobba med kravspecifikationen.
- Man vet vad man vill förbättra jämfört med det gamla, säger hon. Det är svårare att se längre in i framtiden, vilka behov man kommer att ha om några år. Men där fick vi bra hjälp av Alenio, de ställde bra frågor.
- Det är en tuff process, säger Patrik Blomberg. Och visst känns det som torrsim ibland, men man har igen allt det här arbetet senare. Vi märkte att AMF Pension var bra kravställare med höga ambitioner.
I just det här fallet blev kravspecifikationen relativt omfattande, dokumentet var över 20 sidor långt.
- I projekt som är mindre omfattande och med en mindre budget kanske man nöjer sig med en kravspecifikation som är 3-4 sidor lång, säger Patrik Blomberg. Men grejen är att förfarandet är detsamma oavsett projektets storlek, men ibland kan man välja att göra det "light".
Fördelarna med en välskriven kravspecifikation är många. Först och främst används dokumentet för att kunna utvärdera de olika leverantörernas erbjudanden på ett enklare sätt, men det blir också en värdefull dokumentation att bifoga framtida avtal.
- Det finns klara poänger med att hålla hela upphandlingsförfarandet ganska formellt, säger Patrik Blomberg. På det sättet kan vi jämföra de olika leverantörernas erbjudanden på ett mer rättvisande sätt.
Begärde in flera offerter
När kravspecifikationen var klar togs offerter in från fem, sex olika leverantörer.
- Vi började med en lista som var dubbelt så lång, berättar Patrik Blomberg. Sen valde vi ut de leverantörer som vi bedömde som mest seriösa och som redan hade ett rejält antal installationer ute.
Redan här tittade man också på leverantörernas ekonomiska stabilitet.
- Vi ville inte ta risken att välja en leverantör som kanske skulle försvinna efter ett par år, berättar Monica Glant. Det här är en investering på lång sikt, och då är det också bra om det finns många användare och en aktiv vidareutveckling av systemet.
För att kunna jämföra de olika offerterna använder Alenio bland annat en modell där man försöker synliggöra olika leverantörers kostnader både över tid och över antal webbplatser som kan komma att ingå i ett projekt.
- Det gäller att hitta jämförbara priser på flera nivåer, säger Patrik Blomberg. En del leverantörer har låga konsultarvoden, men höga licenskostnader och tvärtom. Man ska kunna se vad femton webbplatser kostar på fem år till exempel, eller en webbplats på ett år. Först då är produkterna möjliga att jämföra.
Alla leverantörer som lämnade offert fick också göra en presentation. Ett bra sätt att få information, men det gäller att se upp så att man inte blir förförd.
- Man blir ju väldigt påverkad av hur männi-skor är och hur de beter sig, säger Monica Glant. En del kan göra väldigt övertygande presentationer utan att ha så mycket på fötterna.
Patrik Blomberg håller med.
- Helst ska man se till att presentationen hålls av det team som sedan ska jobba med projektet, säger han. Alla kan skriva en snygg offert, men det är först när man får träffa dem som ska realisera de vackra orden som man ser om det är trovärdigt eller inte.
Efter att anbuden gåtts igenom och jämförts grundligt återstod två slutkandidater. På pappret var de i stort sett likvärdiga. För att kunna välja det bästa alternativet valde man att genomföra prototyptester.
- Det är något som vi brukar göra vid större projekt, säger Patrik Blomberg. I det här fallet fick två av leverantörerna bygga ett slags minisajt. Sajterna de byggde skulle klara en del av kraven som vi var särskilt intresserade av och skulle dessutom bygga på webbyråns verkliga designskisser.
Minimera riskerna
En av sakerna man ville att leverantörerna skulle presentera en lösning på var det man kallar för "rörliga fakta". Vissa siffror och uppgifter förekommer på många olika ställen på sajten, men måste enkelt kunna ändras på ett ställe.
- På det sättet får vi ju faktiskt delar av lösningen gjord redan i upphandlingen, säger Patrik Blomberg. Vi kan känna efter om leverantören verkligen har förstått uppdraget och framförallt är det ju ett sätt att minimera riskerna till ett minimum. Ett annat sätt att minimera dem är att fortsätta diskutera med båda leverantörerna ända fram tills ett avtal är klart.
När Monica Glant fick sätta sig ner och jobba med de två olika prototypsajterna blev det plötsligt väldigt tydligt att det ena systemet var bättre än det andra. Det syntes inte i anbudet eller i presentationerna, men var nog så påtagligt i verkligheten.
- Egentligen var det ganska små saker som avgjorde, säger hon. I det ena systemet blev det till exempel lite för många dialogrutor och för många steg för att göra ganska enkla saker. När det handlar om uppgifter man gör ofta tappar man väldigt mycket tid med ett sådant verktyg.
Både Monica Glant och Patrik Blomberg är säkra på att sajten hade sett ut som idag oavsett vilket system man hade valt. Skillnaderna mellan systemen låg mer på insidan.
- Det var verkligen ganska subtila skillnader i sättet att arbeta med sajten som avgjorde, säger Patrik Blomberg. Det visar ju att det är farligt att lita för mycket på presentationerna, där ser allting så enkelt och smidigt ut.
Genomtänkt process
Nu har Monica Glant och hennes kollegor på AMF Pension arbetat med det nya publiceringssystemet i över ett år. I stort sett har allt blivit som de ville.
- Hela processen med den detaljerade kravspecifikationen och prototyptesterna var bra och genomtänkt, säger Monica Glant. Det är ett bra tips att använda sig av en extern partner i det arbetet. Sedan kunde vi möjligen ha undvikit en del mindre misstag i själva implementeringen.
När webbyråns designskisser, framtagna i Photoshop, skulle realiseras av leverantörens programmerare uppstod en del problem.
- Det gäller att försöka hänga med i den processen så att designlösningarna inte blir för krångliga på redaktörssidan, säger Monica Glant. Vi testade av del för del, men eftersom vi inte är programmerare är det ibland svårt att veta om det verkligen är löst på det smidigaste sättet. Om vi skulle göra om det idag skulle jag vara mer vaksam.
AMF Pension
Ett aktiebolag som ägs av Svenskt Näringsliv och LO där allt överskott går till spararna.
Antal anställda: 185 (4 på webbplatsen)
Förvaltat kapital: 245 miljarder kronor (Q3 2005)
Antal kunder: 3,3 miljoner
Antal besökare på webben: 3 500 per dygn (egen uppgift)
Publiceringssystem: Episerver
www.amf.se
För inte så länge sedan satt Monica Glant, webbredaktör på AMF Pension, i en splittrad webbmiljö. Huvudsajten var byggd i ett egenutvecklat system baserat på Lotus Domino, det redaktionella arbetet var krångligt och den tekniska lösningen oflexibel. Alla kampanjer gjordes utanför huvudsajten, oftast av en webbyrå i ren html, eftersom man inte lyckades få de resultat man ville i Dominosystemet. Dessutom hade man en tredje sajt med ren företagsinformation där ytterligare en webbyrå var inblandad.
- Det var väldigt tungjobbat, säger Monica Glant. Egentligen kunde vi bara göra små förändringar själva, för allt annat var vi helt konsultberoende.
När AMF Pension skulle bygga om hela webbplatsen stod också ett nytt publiceringssystem högt upp på kravlistan. Ett system som både skulle rymma alla de tidigare sajterna och ge ett mer enhetligt redaktionellt arbetsflöde. Ganska snart insåg företaget att det behövde hjälp. Att bygga sajten från grunden och att samtidigt välja en ny teknisk lösning krävde resurser som inte fanns i huset.
- Internetavdelningens chef, Gun-Britt Larsson, hade stött på konsultföretaget Alenio på en kurs, berättar Monica Glant. Hon gillade deras projektupplägg och det slutade med att de gick in som projektledare. Även om vi hade klarat det själva blir det mer kostnadseffektivt med en konsult som jobbat med den här processen tidigare.
analys av nuläget
Det första Alenio gjorde var en nulägesanalys.
- Det gjorde vi för att förtydliga både vilka problem och vilken potential som fanns i projektet, berättar Patrik Blomberg, projektledare på Alenio. Vi tittade på projektet utifrån olika perspektiv: besökarnas behov och förväntningar, integration med andra system, styrning och uppföljning samt själva arbetsprocessen, miljön för dem som jobbar i systemet.
- Nulägesanalysen var också ett sätt att förankra hela processen i den övriga organisationen, säger Monica Glant. Många personer fick vara med och tycka till från början, och engagemanget som skapades då finns fortfarande kvar även efter lanseringen.
När nulägesanalysen var klar, ett arbete som omfattade såväl seminarier som intervjuer, var det dags att ta nästa steg. Det naturliga för många hade varit att börja titta på olika publiceringsverktyg, att begära in offerter och titta på leverantörspresentationer.
Patrik Blomberg tycker att man ska börja från ett annat håll.
- Strunta i att fokusera så mycket på vilket system du ska välja, säger han. Börja med att beskriva kraven på den färdiga webbplatsen. Sedan får leverantörerna svara på hur det ska lösas tekniskt.
Att ta fram kravspecifikationen måste få ta tid. Många frågor ska besvaras, och svepande eller för generella formuleringar måste bort.
- Det gäller att våga vara detaljerad och tydlig, säger Patrik Blomberg. Det räcker inte att säga att systemet ska ha stöd för rättstavning. Ska det klara rättstavning i realtid, ska systemet föreslå ord och ska det klara flera olika språk? Om det blir för generellt är det jättelätt för leverantörerna att svara ja på alla krav man ställer.
Monica Glant minns att det inte alltid var helt enkelt att jobba med kravspecifikationen.
- Man vet vad man vill förbättra jämfört med det gamla, säger hon. Det är svårare att se längre in i framtiden, vilka behov man kommer att ha om några år. Men där fick vi bra hjälp av Alenio, de ställde bra frågor.
- Det är en tuff process, säger Patrik Blomberg. Och visst känns det som torrsim ibland, men man har igen allt det här arbetet senare. Vi märkte att AMF Pension var bra kravställare med höga ambitioner.
I just det här fallet blev kravspecifikationen relativt omfattande, dokumentet var över 20 sidor långt.
- I projekt som är mindre omfattande och med en mindre budget kanske man nöjer sig med en kravspecifikation som är 3-4 sidor lång, säger Patrik Blomberg. Men grejen är att förfarandet är detsamma oavsett projektets storlek, men ibland kan man välja att göra det "light".
Fördelarna med en välskriven kravspecifikation är många. Först och främst används dokumentet för att kunna utvärdera de olika leverantörernas erbjudanden på ett enklare sätt, men det blir också en värdefull dokumentation att bifoga framtida avtal.
- Det finns klara poänger med att hålla hela upphandlingsförfarandet ganska formellt, säger Patrik Blomberg. På det sättet kan vi jämföra de olika leverantörernas erbjudanden på ett mer rättvisande sätt.
Begärde in flera offerter
När kravspecifikationen var klar togs offerter in från fem, sex olika leverantörer.
- Vi började med en lista som var dubbelt så lång, berättar Patrik Blomberg. Sen valde vi ut de leverantörer som vi bedömde som mest seriösa och som redan hade ett rejält antal installationer ute.
Redan här tittade man också på leverantörernas ekonomiska stabilitet.
- Vi ville inte ta risken att välja en leverantör som kanske skulle försvinna efter ett par år, berättar Monica Glant. Det här är en investering på lång sikt, och då är det också bra om det finns många användare och en aktiv vidareutveckling av systemet.
För att kunna jämföra de olika offerterna använder Alenio bland annat en modell där man försöker synliggöra olika leverantörers kostnader både över tid och över antal webbplatser som kan komma att ingå i ett projekt.
- Det gäller att hitta jämförbara priser på flera nivåer, säger Patrik Blomberg. En del leverantörer har låga konsultarvoden, men höga licenskostnader och tvärtom. Man ska kunna se vad femton webbplatser kostar på fem år till exempel, eller en webbplats på ett år. Först då är produkterna möjliga att jämföra.
Alla leverantörer som lämnade offert fick också göra en presentation. Ett bra sätt att få information, men det gäller att se upp så att man inte blir förförd.
- Man blir ju väldigt påverkad av hur männi-skor är och hur de beter sig, säger Monica Glant. En del kan göra väldigt övertygande presentationer utan att ha så mycket på fötterna.
Patrik Blomberg håller med.
- Helst ska man se till att presentationen hålls av det team som sedan ska jobba med projektet, säger han. Alla kan skriva en snygg offert, men det är först när man får träffa dem som ska realisera de vackra orden som man ser om det är trovärdigt eller inte.
Efter att anbuden gåtts igenom och jämförts grundligt återstod två slutkandidater. På pappret var de i stort sett likvärdiga. För att kunna välja det bästa alternativet valde man att genomföra prototyptester.
- Det är något som vi brukar göra vid större projekt, säger Patrik Blomberg. I det här fallet fick två av leverantörerna bygga ett slags minisajt. Sajterna de byggde skulle klara en del av kraven som vi var särskilt intresserade av och skulle dessutom bygga på webbyråns verkliga designskisser.
Minimera riskerna
En av sakerna man ville att leverantörerna skulle presentera en lösning på var det man kallar för "rörliga fakta". Vissa siffror och uppgifter förekommer på många olika ställen på sajten, men måste enkelt kunna ändras på ett ställe.
- På det sättet får vi ju faktiskt delar av lösningen gjord redan i upphandlingen, säger Patrik Blomberg. Vi kan känna efter om leverantören verkligen har förstått uppdraget och framförallt är det ju ett sätt att minimera riskerna till ett minimum. Ett annat sätt att minimera dem är att fortsätta diskutera med båda leverantörerna ända fram tills ett avtal är klart.
När Monica Glant fick sätta sig ner och jobba med de två olika prototypsajterna blev det plötsligt väldigt tydligt att det ena systemet var bättre än det andra. Det syntes inte i anbudet eller i presentationerna, men var nog så påtagligt i verkligheten.
- Egentligen var det ganska små saker som avgjorde, säger hon. I det ena systemet blev det till exempel lite för många dialogrutor och för många steg för att göra ganska enkla saker. När det handlar om uppgifter man gör ofta tappar man väldigt mycket tid med ett sådant verktyg.
Både Monica Glant och Patrik Blomberg är säkra på att sajten hade sett ut som idag oavsett vilket system man hade valt. Skillnaderna mellan systemen låg mer på insidan.
- Det var verkligen ganska subtila skillnader i sättet att arbeta med sajten som avgjorde, säger Patrik Blomberg. Det visar ju att det är farligt att lita för mycket på presentationerna, där ser allting så enkelt och smidigt ut.
Genomtänkt process
Nu har Monica Glant och hennes kollegor på AMF Pension arbetat med det nya publiceringssystemet i över ett år. I stort sett har allt blivit som de ville.
- Hela processen med den detaljerade kravspecifikationen och prototyptesterna var bra och genomtänkt, säger Monica Glant. Det är ett bra tips att använda sig av en extern partner i det arbetet. Sedan kunde vi möjligen ha undvikit en del mindre misstag i själva implementeringen.
När webbyråns designskisser, framtagna i Photoshop, skulle realiseras av leverantörens programmerare uppstod en del problem.
- Det gäller att försöka hänga med i den processen så att designlösningarna inte blir för krångliga på redaktörssidan, säger Monica Glant. Vi testade av del för del, men eftersom vi inte är programmerare är det ibland svårt att veta om det verkligen är löst på det smidigaste sättet. Om vi skulle göra om det idag skulle jag vara mer vaksam.
AMF Pension
Ett aktiebolag som ägs av Svenskt Näringsliv och LO där allt överskott går till spararna.
Antal anställda: 185 (4 på webbplatsen)
Förvaltat kapital: 245 miljarder kronor (Q3 2005)
Antal kunder: 3,3 miljoner
Antal besökare på webben: 3 500 per dygn (egen uppgift)
Publiceringssystem: Episerver
www.amf.se
