På McDonalds huvudkontor pi Skärholmen utanför Stockholm är det ingen tvekan om att besökaren kommit rätt. Den välkända gula McDonalds-symbolen syns överallt och kommunikationschefen Kajsa Dahlberg tar emot i konferensrummet ”McFeast”.

McDonalds i Sverige var pionjärer när snabbmatkedjan slog upp portarna till sitt intranät McNet 1998. Det var baserat på Lotus Notes och byggdes av en extern konsult.

– När vi drog igång arbetet med att ta fram McNet hittade vi inget externt verktyg som var tillräckligt bra, så vi byggde ett själva. Den första versionen kallades Global Tool Kit, men nu säger vi nog bara ”verktyget”, säger Kajsa Dahlberg.

Och hemmabygget imponerade. Andra länder visade snabbt intresse för den svenska modellen och systemet har exporterats till företagets systerorganisationer i bland annat Storbritannien och USA. Version två av McNet lanserades 2001 och finns nu i flera länder. Driften av intranätet görs på tre servrar som står i London. De servar även de andra ländernas intranät.

– Systemet är språkoberoende med sju förinstallerade språk där svenska är det förvalda – även när det installeras i andra länder, säger Kajsa Dahlberg med en viss stolthet i rösten.

Två intranät, två behov
På McDonalds används två olika intranät beroende på vilken roll användaren har i organisationen. Personalen på huvudkontoret, franschisetagare, restaurangchefer och arbetsledare använder i första hand McNet. Övriga medarbetare använder McTime – ett egenutvecklat system med tidrapportering och schemaläggning som två av de viktigaste funktionerna.

McTime är separat för varje restaurang och uppfanns av en McDonalds-medarbetare i Örebro som sedan sålde sitt system till McDonalds för användning på alla landets restauranger.

– I McTime är schema- och löneprogram ihopkopplade. Personalen kan be om ledighet, kontrollera lönebesked och dessutom använda chattfunktionen för att till exempel fråga om någon vill byta arbetspass eller hitta på något efter jobbet, säger Kajsa Dahlberg.

För att integrera McNet bättre hos restaurangpersonalen kommer McDonalds inom kort att sätta upp touchscreen-skärmar i personalrummen på alla restauranger. Då kan alla se vad som skrivs på intranätet och dessutom navigera på ett enkelt sätt utan att de behöver sitta vid en dator.

– För oss handlar det om att integrera vår personaltidning med intranätet på ett tydligare sätt. Det är viktigt att tala med medarbetarna på ett sätt som tilltalar målgruppen. Det är skillnad på att kommunicera med en 40-åring och en 20-åring. En restaurangchef vill kanske ha detaljerad information om nya maskiner och hur de ökar effektiviteten medan en person bakom kassan har andra intresseområden inom sitt yrke.

Alla kan publicera
På McDonalds huvudkontor kan alla publicera information på intranätet. Informationsavdelningen fungerar som internkonsulter och hjälper personalen i arbetet med att sammanställa sin information och strukturera sina texter.

– Alla som jobbar på huvudkontoret har ett ansvar gentemot restaurangerna att hjälpa till så mycket som möjligt. Vi försöker filtrera den information som går ut och dessutom inte skicka onödig e-post. Vi har en webbredaktör för varje avdelning på kontoret och hela gruppen träffas minst en gång i kvartalet.

På McNet finns en produktdatabas med detaljerad information om hela McDonalds sortiment och vad det innehåller. Informationen är viktig och används av alla restauranger för att kunna svara på frågor från kunder som till exempel har allergier.

– Det är alltid restaurangchefen som ansvarar för interninformationen medan huvudkontoret står för verktygen. Vi försöker vara extremt tillgängliga, säger Kajsa Dahlberg.

– I varje medarbetarundersökning ingår frågor om intranätet. Vi mäter nöjdheten längs en femgradig skala och känner att vi verkligen kan spara tid på att låta användarna tycka till. I den mesta av kommunikationen uppmanar vi läsarna att komma med feedback och förslag.

För att öka läsandet av McNet skickar McDonalds ut ett veckobrev via e-post med de viktigaste intranätnyheterna varje vecka. I brevet finns också länkar till respektive artikel vilket leder trafik till intranätet.

Fler digitala lösningar i framtiden
I framtiden ser Kajsa Dahlberg att de digitala kanalerna fortsätter att utvecklas. Hon vill framförallt fortsätta utvecklingen av McTime och öka dialogen mellan de anställda. Kommentarsfunktioner på artiklar och nya vägar för att kommunicera mellan restaurangerna står också på önskelistan.

– I en drömvärld skulle varje medarbetare ha direkttillgång till intranätet via handdatorer som gick att koppla till kassorna. Ny information kunde levereras direkt och det skulle vara helt unikt i restaurangbranschen.

– En annan vision är att gäster ska kunna betala direkt vid borden och sedan få maten direkt till platsen där de sitter. Det pågår en ständig teknikutveckling inom McDonalds och just nu pågår en stor ombyggnation av samtliga restauranger i Sverige, ett projekt värt 400 miljoner kronor, säger Kajsa Dahlberg.



McDonalds intranät McNet


Läs om fler företag och deras intranätlösningar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fakta

Intranät: McNet, riktat mot huvudkontor och personer i arbetsledande roll (sedan 1998) samt McTime, riktat mot restauranganställda.
Antal anställda: 11 500 fördelat på 226 restauranger i Sverige och huvudkontor i Skärholmen utanför Stockholm.
Organisation: Central kommunikationsavdelning samt intranätrepresentanter från olika avdelningar på huvudkontoret.
Verktyg: Eget system kallat Global Tool Kit, eller kort och gott ”Verktyget”.
Budget: Cirka 100 000 kronor per år (för löpande drift - exklusive utvecklingskostnader).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Ta hjälp av externa experter. De är inte lika hemmablinda och kan se organisationen utifrån.
  • Var aldrig nöjd. Låt inte intranätet stagnera. Fortsätt leta efter utvecklingsidéer och var flexibel.
  • Våga göra fel.
  • Mät och gör regelbunden uppföljning av hur intranätet används.
  • Var tillgänglig. Tala med användarna och var synlig i organisationen.
  • Höj inte garden! Var prestigelös och ta till dig den feedback du får.