Den 3 september 2006 blev dramatisk på det socialdemokratiska partikansliet. Klockan 23.30 håller partiet presskonferens och berättar att medlemmar i Folkpartiet, mitt under brinnande valrörelse, gjort intrång i deras intranät.
– Det är klart att vi fick oss en ordentlig tankeställare kring hur vårt system fungerade i det läget, säger Charlotta Ulvenlöv, kommunikationsombudsman på Socialdemokraterna och en av dem som jobbat länge med partiets intranät.

Idag är det som kallades för Sapnet, byggd på Firstclass-plattform, stängt och ersatt av Sosserian, ett system byggt från grunden i ett klassiskt content management-system.

Socialdemokraternas intranät bygger i stor utsträckning på medlemmarnas engagemang och är – enligt Charlotta Ulvenlöv – en mötesplats och ett diskussionforum för hela organisationen, både anställda och medlemmar. I dagsläget är cirka 5 000 personer registrerade i systemet, men potentialen är uppåt 100 000 – samtliga medlemmar i partiet.

Just nu genomför Socialdemokraterna ett antal stora ”rådslag” för att forma sin nya politik. Och intranätet, där alla medlemmar kan vara med och bidra, är en av komponenterna för att fånga upp engagemanget.

– Vi har sammantaget ett par hundra diskussionsklubbar, och självklart kan vi inte centralt sitta och styra över hur diskussionen går, säger Charlotta Ulvenlöv.

Sedan starten av Sosserian i höstas är det ändå först nu, ett halvår senare, som diskussionen kommit igång på allvar.

– Det roliga är att ändå se hur många äldre som upptäcker potentialen i ett socialt nätverk som vårt. Det gör det också viktigt för oss att skapa tjänster och ett gränssnitt som är enkelt att använda och tydligt också för en målgrupp som tidigare inte varit så aktiva i andra nätverk, säger hon.

Socialdemokraterna har lyckats skapa ett livaktigt och engagerat intranät. Många intranät-ansvariga skulle sannolikt offra en arm för att få samma engagemang i sitt intranät som det Charlotta Ulvenlöv har.

– För många företag saknas helt affärsnyttan i intranätet. Det är helt och hållet en informationskanal, som inte känns angelägen för medarbetarna, säger Richard Iohnson, vice vd på Getupdated Internet Solutions och som är en av konsulterna som säljer olika intranätlösningar på marknaden.

Han får medhåll av Fredrik Wackå, en av Sveriges mest erkända konsulter på intranät-området.

– Många har hävdat att lunch-menyn är ”the killer application” för intranätet. Så enkelt är det tyvärr inte alls, säger han.
Så om det inte räcker med lunch-menyn på intranätet, vad behövs det då? Här är sju steg som tar ditt insomnade intranät till nästa nivå i utvecklingen.

1 - Börja med telefonkatalogen
Om lunchmenyn inte är ”the killer application” hävdar många att företagets interna telefonkatalog är det.

– När vi undersökte vilka tjänster som medarbetare helst ville ha på sitt intranät kom telefonkatalogen – eller medarbetarkatalogen – på plats ett, två och tre, säger Richard Iohnson på Getupdated.

Just behovet av att hitta till rätt personer är något som på ett snabbt sätt kan öka användningen av intranätet.

– Men bygg gärna vidare med bild på personen, på en karta där han eller hon finns och kanske med uppgifter om vilken kompetens som personen besitter, säger han.

2 Plocka den lågt hängade frukten
Börjar man tänka på det finns det enormt mycket att göra, också på intranätet. Men för att lyckas gäller det att prioritera. Hårt.

– Plocka den lågt hängande frukten. Fokusera på de fem–tio viktigaste behoven hos de anställda och hjälp till med dessa riktigt bra, råder Fredrik Wackå, intranätkonsult.

Det går aldrig att få ett intranät som är helt perfekt, snarare gäller det att våga välja. Prioritera det som flest använder och som skapar störst nytta – det måste fungera perfekt. Andra delar kan få fungera sämre, enligt honom.

3 Bygg in arbetsverktygen
Den stora potentialen i intranätet är att lämna stadiet där ledningen informerar medarbetarna, till att erbjuda en samlingspunkt för alla de verktyg som man behöver i vardagen.

Ett företag som drivit detta långt och lyckosamt är Poolia. Richard Bush jobbar på Poolias centrala informationsavdelning och han berättar att han idag vet att 100 procent av hans medarbetare använder intranätet minst två gånger i månaden.

– Numera måste all tidrapportering ske i intranätet två gånger i månaden, och den som inte tidrapporterar får ingen lön, säger han.

Målet är att intranätet inte bara ska bli en kommunikationskanal, utan ett affärsverktyg för alla de cirka 1 000 medarbetare som Poolia har i Sverige. Mer än 90 procent av dessa sitter ute hos Poolias kunder, vilket normalt hade gjort det svårt att nå ut med information till alla.

– Nu har vi försökt säkra en tydlig informationskanal till alla våra anställda. Och genom bland annat tidrapporteringssystemet och att vi har e-post på intranätet har vi kommit långt i det arbetet. Dessutom har vi löst hela inloggningen så att alla underliggande och integrerade system ligger bakom en gemensam inloggning. Har man loggat in på intranätet har man samtidigt loggat in på samtliga tjänster man har tillgång till, säger Richard Buch.

Och många experter menar att detta är helt rätt väg att gå.
– Intranätet måste vara mer än bara en källa till viktig information. Alla de väsentliga arbetsredskap man behöver måste samlas på intranätet om det ska få hög grad av användning, säger Richard Iohnson på Getupdated.

Inte minst kan intranätet bli ett bra sätt att komma bort från den allt mer ohanterliga mejlflod som många lider av idag.

– Genom att se till att informationen finns på intranätet, istället för att skicka ut den i mejl till alla, avlastar vi våra brevlådor och får istället många fler skäl till att medarbetarna kommer till intranätet regelbundet, säger Joacim Malmström på Two.

4 Marknadsför intranätet
Intranätet behandlas ofta väldigt styvmoderligt, och det gäller inte minst marknadsföringen av det. Det är ofta ett verktyg som har stor potential, men som inte får den uppmärksamhet som det skulle behöva uppifrån.

– Jag tycker i många fall att marknadsavdelningen skulle kunna äga ansvaret för intranätet, säger Richard Iohnson på Getupdated.

Han menar att gränsen mellan intranätet, extranätet och den publika webbsajten allt mer suddas ut, och att det då gäller att ha en kommunikation i alla dessa kanaler som är densamma. Det handlar ofta om marknadsföring.

– Informationen som vi vill nå ut med mot omvärlden måste ju stämma överens med det budskap vi sänder inåt den egna verksamheten. Och då borde marknadsavdelningen absolut vara inblandad också i intranät-projektet, säger han.

5 Personalisera
På samma sätt som på internet är personalisering och individualisering trender som också påverkar intranätet. Eller snarare: roll-anpassning. Beroende på min roll i företaget får jag tillgång till information och tjänster som är anpassade till just min arbetssituation: som säljare, marknadsförare, redaktör, projektledare och så vidare.

– Vi ser allt mer av anpassning till funktion och målgrupp, säger Richard Iohnson.

Intranätet blir alltså allt mer anpassat till vilka funktioner och ansvarsområden som medarbetare sitter med. Något som självklart också ökar nyttan för användarna.

Richard Buch på Poolia jobbar mycket med den sortens rollanpassning i sitt intranät.

– Men även personaliseringen måste fungera och vara aktiv. Det måste finnas redaktörsfunktioner runt om i landet som säkerställer att informationen är aktuell och relevant.

Att däremot personalisera sitt intranät så att varje medarbetare själv kan ändra struktur och innehåll är en mycket svårare övning.

– Den sortens personalisering är jag skeptisk till. Det är helt enkelt inte särskilt vanligt att folk använder en sådan möjlighet, undantaget det allra enklaste, som att spara egna genvängar, säger Fredrik Wackå.

6 Dra nytta av sociala tjänster
Ingen intranätredaktör som är mån om sin titel har missat trenderna med Facebook, Linkedin och webb 2.0. Men hur påverkar det företagens interna intranät?

– Sociala medier ligger i tiden och många pratar idag om Enterprise 2.0. Och jag bedömer att väldigt många större företag är igång på ett eller annat sätt. En podcast här, en wiki där. Många testar och utforskar sig fram, säger Fredrik Wackå, intranätkonsult.

Joacim Malmström på Two menar att man bör se trender som Facebook som en möjlighet, inte som ett hot.

– Många ser ett konkret värde i att använda Facebook. Men jag skulle efterlysa ännu mer tjänster i exempelvis Facebook som kunde stötta företagsanvändare. Där finns en potential som inte är utnyttjad, säger han.

Fredrik Wackå säger också att man inte alls behöver tänka stort från början.

– Dagens sociala tjänster på nätet fungerar ju eftersom man når en tydlig och identifierbar målgrupp. I Facebook ser jag bara mina egna kontakter, på samma sätt med Jaiku eller Twitter. Lyckade tjänster på ett intranät skulle ju kunna starta med den lilla gruppen.

Han tror på är att ändå testa sig fram med externa tjänster för att i ett senare skede, när behovet verkligen finns och är etablerat, dra igång nya plattformar internt på det egna företaget.

Samtidigt hävdar Fredrik Wackå att intranätet aldrig kommer att bli hippare än företagskulturen i stort.

– Har du en kultur där hierarki och tydliga rapporteringsvägar är A och O, så kommer det också att synas på ett intranät, säger han.

7 Skaffa en fungerande sökfunktion
Att sök är helt centralt på internet idag vet alla. Tyvärr verkar det som om sök internt på företag har en lång väg kvar att vandra.

– Jag tror att det finns lika många sökprojekt igång idag som det finns intranätprojekt, säger Fredrik Wackå.

Många sökmotorer är helt enkelt pinsamt dåliga, framför allt de som kommer med system som standard, säger han och ser just sök på intranät som en mycket tydlig trend just nu. l