Misstag 1 – En startsida lika för alla fungerar lika bra också för alla

Det är en vacker tanke. En generell startsida som ger alla en gemensam bild av företaget just nu. Men i praktiken fungerar det inte alls.

Tvinga inte användarna att mentalt blockera innehåll på startsidan. Se istället till att erbjuda alla besökare en startsida som verkligen är relevant och personaliserad för just deras behov.

Misstag 2 – Skapa en plattform för envägskommunikation

En sådan lösning är feltänkt. Genom att skapa krångliga regler för vem som får lägga in information på intranätet och byråkratiska rutiner för vem som godkänna inlägg bidrar företaget bara till att hålla sig aktiva. Tvärt om: ju lättare det är att bidra och publicera informaition, desto mer kommer de att dra sig mot intranätet.

Misstag 3 – Vänta med en utrullning till dess att alla avdelningars lösningar är tillgodosedda.

Genom att börja i liten skala och efter hand bygga ut basen av användare och tjänster kommer att leda till att ditt intranät växer, inte sjunker ihop.

Börja gärna med en funktion från HR- eller informationsavdelningen, eftersom båda ofta har tjänster som många behöver.

Misstag 4 – Använd flera olika inloggningsfunktioner

Många användare är redan idag vana vid att hantera en lång rad lösenord för diverse olika system. Spelar det någon roll om de får ytterligare en för intranätet?

Tyvärr skapar ett nytt lösenord lätt en barriär som signalerar att intranätet lever sitt eget, lite avskilda liv, bredvid övriga system. Bättre är om intranätet blir dörren till alla de system som användaren behöver. När användaren en gång kommit in, så ligger alla system lätt åtkomliga och användbara.

Misstag 5 – Underskatta arbetsinsatsen för att bygga ihop systemen

De flesta inser idag värdet i att ha system som lätt kan kommunicera med varandra. Ändå är det på tok för vanligt att man underskattar integrations-arbetet för ett intranät. Många misstar sig och tror att dagens webbstandarder ska göra jobbet enkelt. Så är det tyvärr inte.

Bara genom ett grundligt arbete med förståelse för hur de olika systemen fungerar kan man lyckas få intranätet att bli det nav som användarna förväntar sig.

Se också till att ta höjd för att integrera system utifrån, exempelvis via RSS-flöden.

Misstag 6 – Underskatta behovet av arbetsflöden och processer

För många företag är det helt avgörande att ha väl fungerande processer. Intranätet är inte sällan ett centralt verktyg för att stötta dessa processer. Men det är bara om intranätet lyckas fånga dessa processer på ett sätt som användarna uppskattar som det kan avlasta företaget från de många manuella rutiner som traditionellt sköter ruljansen.

Misstag 7 – Underskatta webb 2.0-debatten internt

Affärer är en social företeelse. Och varför ska då inte sociala medier och webb 2.0 kunna vara ett verktyg även för företagen. Om medarbetarna känner mer samhörighet med sina kollegor – oavsett på vilket sätt det sker – så kommer det att gynna affärerna. Sociala nätverk ger en möjlighet för de anställda att dra nytta av sina kollegor på helt nya sätt.

Ytterst är förhoppningen att intranätet ska bli en stor, social kommunikationsplattform, som drivs av ett internt community.
Om intranätet blir företagets naturliga mötesplats kommer frågan om intranätet som en ”spökstad” för alltid att vara borta.

Misstag 8 – Bygg intranätet som ett it-projekt

Se till att intranätet blir ett projekt som verkligen drivs av användarna – inte av it-avdelningen. Även om it-avdelningen måste vara inblandad finns det ingen möjlighet för den att förstå och kunna alla delar av verksamheten. Därför måste det ansvaret tryckas ut i hela organisationen.

Misstag 9 – Underskatta behovet av en stabil sökfunktion

Hur ofta har du inte sökt efter – och inte hittat – efter en viktig mapp eller fil, som du ändå vet finns på någon server på företaget. Och om du själv inte kan hitta information som du själv har stoppat undan, hur ska då andra på företaget lyckas med det?

Se till att ditt intranät har en sökfunktion som erbjuder flera olika sätt att söka på: traditionellt baserat på ett ord eller en fras, eller via typ av dokument, hur det är organiserat i företaget eller saker som du själv har givit en speciell markering.

Bra sökfunktioner är en av de verkliga nycklarna till ett intranät som användarna älskar.