E-post, "alla" har det, många är trötta på det. Följ vår serie om hur du kan kommunicera bättre utan e-post och med.
Tvåvägskommunikation är alltid att föredra framför envägskommunikation. Och se till att dela erfarenheter och uppdateringar via bloggar eller sociala kommunikationsplattformar istället för per e-post. Det säger Oscar Berg, digital strateg på Avega Group och expert på hur man med digitala hjälpmedel förbättrar sin verksamhetskommunikation.
E-post är både räddare i nöden och ett nödvändigt ont. Det är ett verktyg som alla har tillgång till och kan använda, men samtidigt är det en säkerhetsrisk då e-post lätt kan hamna i orätta händer. På många arbetsplatser har det utvecklats en kultur där all kommunikation sker via e-post, trots att det finns mycket bättre lösningar att ta till.
– Om alla andra fortsätter använda e-post är det förstås svårt att själv börja använda alternativ. Även om en grupp kommer överens om att använda ett alternativ faller de förr eller senare tillbaka på e-posten, eftersom det är en minsta gemensamma nämnare, säger Oscar Berg.
Fördelarna med e-post är uppenbara. Det är billigt, enkelt och smidigt. Samtidigt är e-post ett synnerligen dåligt verktyg för kunskapsutbyte. Kunskapen som utbyts stannar mellan de som deltar i utbytet och blir inte tillgänglig för andra inom organisationen. Informationen blir inte sökbar och knappt någon vet om att den ens finns.
– E-posten blir till en gravplats för kunskap. De enskilda personerna kan ta den med sig när de lämnar, men organisationen går miste om den, säger Oscar Berg.
Dessutom är e-post särskilt illa lämpad för alla former av kommunikation och samarbete som involverar fler än två eller tre personer.
– Då hamnar man lätt i ett svara alla-helvete där det snart inte går att hålla reda på vem som sagt vad och när. För varje ny person som medverkar ökar detta kaos närmast exponentiellt, säger han.
Så vad är då lösningen? Enligt Oscar Berg handlar det om att ha en palett av olika kommunikationsverktyg och att välja det verktyg som är rätt för varje behov och situation. Det finns idag inte ett verktyg som är bäst för all typ av kommunikation.
Interna sociala nätverk såsom Yammer, Jive och Socialcast lämpar sig bra för kommunikation som handlar om kunskapsutbyte, att uppdatera sig om vad som händer eller lösa problem. För snabba avstämningar där man direkt behöver komma i kontakt med mottagaren är det bättre med chatt. En blogg kan fungera bra för kommunikation inom en grupp, till exempel ett projekt, för att uppdatera varandra om vad som händer inom gruppen. Men Oscar flaggar upp för att det är viktigt att förstå att det är skillnad på verktyg och tillämpning, och menar att många har förutfattade meningar om vad man exempelvis använder en blogg till.
En del företag har provat att införa mejlfria dagar, men det är inget som Oscar Berg rekommenderar. Han säger att sådana dagar kan vara ett sätt att avlasta medarbetare från sådan administrativ börda och de avbrott som e-posten skapar, men det är ingen lösning på de bakomliggande problemen.
– Det är som att gå ut ur ett hus som brinner för att ta lite luft och sedan gå in igen. Om man har en verksamhet där den mesta kommunikationen sker via e-post kan man lika gärna ge medarbetarna en ledig dag i så fall. Jag tycker det vore betydligt bättre om man angrep problemen istället, säger han.