I vår serie om effektiv kommunikation har vi nu kommit fram till hur man kan klara sig utan intern e-post och istället använda intranät.

Läs tidigare artiklar i serien: Så når du bäst ut via nyhetsbrev
Så sköter du internkommunikation utan e-post

– Ett bra intranät formar företagskulturen och är klistret som håller ihop en hel organisation. Det ska hjälpa till att göra ett bättre jobb; säljare ska ha lättare att sälja, HR-personal ska få det lättare att hålla på med HR-relaterade grejer och så vidare, säger Carl-Johan Engberg.

Många och långa e-postväxlingar mellan kollegor är idag inte ovanligt. Men strunta i mejlen och inför istället ett intranät, menar Carl-Johan Engberg, grundare av Nordic Intranet Summit. Han varnar dock för att sätta igång ett intranätsprojekt utan att ha gjort ordentliga förstudier som visar vad intranätet ska användas till. Ett nytt och häftigt intranät kommer i sig inte att bidra med värde för organisationen.

Anna Söderblom och Carl-Johan Engberg
Anna Söderblom, intranätansvarig på Svensk fastighetsförmedling och Carl-Johan Engberg, grundare av Nordic Intranet Summit.

Carl-Johan Engberg satt tidigare i juryn för föreningen RIM, Redaktörer interna medier, som de tre senaste åren har delat ut pris till Sveriges bästa intranät. I år vann Svensk Fastighetsförmedling, vars intranät har stort affärsfokus. Startsidan är spelinfluerad och ger användaren personlig säljstatistik: De redaktionella texterna är välskrivna och är nära kopplade till bolagets verksamhet. Just spelifieringsmomentet har visat sig passa mäklare väldigt bra, det har skapat ett stort engagemang som dessutom stöder Svensk Fastighetsförmedlings hela affärsidé.

– Vårt intranät lyfter väldigt tydligt och visuellt mäklarnas säljresultat på en "racingbana", och visar vilken position man har. Det går också att jämföra sig själv mot vad man satt för mål. Alla säljare kan se de två personer som ligger efter samt fyra placeringar före sig själv, plus de tre som ligger allra högst upp, säger Anna Söderblom, som är intranätansvarig på Svensk fastighetsförmedling.

Hon berättar att intranätet dessutom är responsivt vilket är bra för mäklare som ofta är på språng. Racingbanorna, statistik samt mäklarnas försäljningsverktyg är de mest använda tjänsterna, men även det redaktionella materialet om bland annat ledarskap har högt antal sidvisningar.
Svensk Fastighetsförmedling har haft intranät i olika former sedan 1997, men den nu aktuella versionen lanserades hösten 2013 i samarbete med leverantören Valtech. Men trots hyllningarna finns det fortfarande detaljer som går att förbättra – inte minst för att minska mängden intern e-post.

– Alla medarbetare kan starta grupper på intranätet, men vi skulle gärna se högre engagemang där, bland annat för att minska mejlmängden. Det har dock inte gått lika fort som vi hoppats på. I övrigt är sökfunktionen lite FÖR bra och ger ibland irrelevanta träffar. Den behöver helt enkelt trimmas lite mer, säger Anna Söderblom.

Carl-Johan Engbergs lista över de vanligaste misstagen som görs när det gäller intranät:

  • För lite resurser
  • Avsaknad av strategi för underhåll och förvaltning
  • Bristande planering, styrning och riktlinjer
  • Avsaknad av mätetal / KPI
  • Fokus på funktion framför lösning
  • Avsaknad av målgruppsstyrning
  • Avsaknad av syfte och effektmål
  • Avsaknad av sökstrategi
  • Ett intranätprojekt bör inte betraktas som ett IT-projekt, det bör betraktas som ett verksamhetsprojekt.
  • Man får inte sätta redaktörsperspektiv framför användarperspektivet

http://www.wpr.se/2014/06/svensk-fastighetsformedlings-vinnande-intranat/