Sju tjänster för smart samarbete på nätet

Det är enkelt att skicka mejl. Kanske lite för enkelt. För många har inkorgen sedan länge svämmat över alla breddar. En förklaring är att för mycket av ett företags eller projektgruppens interna kommunikation skickas som e-post, trots att det egentligen finns tekniska lösningar som är bättre anpassade för ändamålet.

Här är sju tjänster som gör det möjligt att bygga gemensamma att-göra-listor, kommunicera om det som behöver göras och/eller samla tillhörande referensmaterial på ett och samma ställe. Observera att alla prisuppgifter är per användare och månad.

Basecamp

Basecamp hör till veteranerna bland de webbaserade projektverktygen. I Basecamp finns många av de funktioner ett företag kan behöva, som uppgiftslistor, kalenderfunktion, dokumentdelning. Tack vare en öppen arkitektur i kombination med framgångarna har många andra företag byggt tilläggstjänster eller integrerat sina egna tjänster med Basecamp. Det finns exempelvis många tillägg som gör det möjligt att logga den tid som läggs på de olika projekten eller för att skapa gantt-scheman.

Tjänsten utvecklas av ett företag med samma namn, men som ursprungligen hette 37signals och tidigare har utvecklat en mängd olika tjänster – och dessutom Ruby on Rails. Sedan ett drygt år tillbaka är Basecamp den enda tjänsten i portföljen.

Kostnaden startar på 20 dollar per månad.

Trello

Trello är ett verktyg som tar anslagstavlan på väggen ut på internet och som lämpar sig särskilt väl för den som gillar att jobba med kanban-tavlor. Tjänsten är uppdelad i tre huvudsakliga nivåer: Som användare skapar man valfritt antal anslagstavlor. På varje tavla skapas listor. Och på varje lista fäst sedan kort.

Jämfört med den fysiska anslagstavlan har Trello givetvis många fördelar, men en är särskilt stor: Korten som sätts upp på de olika listorna är väldigt flexibla. Baksidan på varje kort är i det närmaste obegränsat stor – och där går att jobba med många olika objekt. Filer kan bifogas, antingen genom att ladda upp från den egna datorn eller genom att länka till molntjänster som Google Drive eller Dropbox, det går att skapa checklistor och föra diskussioner med kollegor. Korten kan dessutom färgmärkas med olika taggar, vilket underlättar överblicken.

Trello är gratis att använda, men betalvarianten Trello Gold gör det möjligt att lägga till egna bakgrunder, lägga till emojis men kanske framför allt ha bifogade filer som är upp till 250 megabyte stora. Kostnaden för Trello Gold är 45 dollar per år.

Slack

En av de just nu mest hajpade ersätta-mejl-tjänsterna är Slack. Läsare som hängde i chattkanaler på IRC kommer delvis att känna igen sig här. Det går att skapa avgränsade rum där olika projekt diskuteras. I rummen samlas meddelanden, filer, bilder, filmer och annat som man behöver för att driva de olika projekten framåt. Precis som med Trello är det också enkelt att bifoga filer direkt från Dropbox och Google Drive, om det är där företaget lagrar sina dokument. Och även här finns gott om kopplingar till andra tjänster.

Slack själva lyfter fram sökfunktionerna, som i efterhand ska göra det lättare att hitta saker som diskuterats tidigare. En annan intressant finess, särskilt om ett ständigt plingande e-postprogram är ett av problemen man söker en lösning på, är möjligheterna att finjustera vilka typer av händelser som ska generera en notifiering till mobiltelefon och desktop.

Slack har en freemiummodell där instegsvarianten är gratis, men är begränsad bland annat när det gäller kopplingar till andra tjänster och hur stort det sökbara arkivet är. Full funktionalitet kostar knappt sju dollar per månad.

Evernote

Evernote är känt som ett personligt och digitalt referensarkiv dit det är lätt att spara saker man hittar på webben, fotograferar med mobilkameran eller skriver själv. Teckenigenkänning innebär att även handskrivna anteckningar blir sökbara, förutsatt att handstilen inte är helt uppåt väggarna.

Och om företagets behov främst handlar om just det – att samla och organisera information – då finns en företagstjänst som heter Evernote Business. För 76 kronor per månad får företagets anställda då en gemensam plats att samla idéer och referensmaterial. Och här finns även enklare funktioner för bland annat att-göra-listor om det behovet finns.

Todoist

Om Evernote främst fokuserar på referensmaterial är Todoist tjänsten för dem som i första hand behöver en till utseendet traditionell men samtidigt flexibel tjänst för att göra-listor, med funktioner för bland annat återkommande uppgifter och möjlighet att bryta ner projekt i mindre delprojekt. Stöd att bifoga dokument finns givetvis också.

En av Todoists främsta styrkor är filtren. Om man är noggrann med att tagga sina uppgifter och projekt finns här stora möjligheter att skapa vyer som innehåller precis de uppgifter som man kan eller bör ägna sig åt för tillfället. Exempelvis de som snart förfaller eller de som måste göras på plats hos kunden.

Företagstjänsten Todoist for Business kostar 29 dollar per år.

Yammer 

Yammers slogan är “The Enterprise Social Network”. När tjänsten lanserades för några år sedan kallades den ofta för ett internt Twitter men är idag mer av ett internt Facebook. På företagets Yammer går det till exempel att skapa öppna och stängda grupper för internkommunikationen. Dokumentdelning är en annan central funktion, med särskilt fokus på Office 365. Vilket inte är särskilt överraskande, eftersom Microsoft köpte Yammer 2012.

Månadskostnaden för Yammer är tre dollar. Men om företaget redan använder Office 365 kan Yammer ingå i avtalet med Microsoft.

Facebook at Work

Microsoft är inte den enda it-jätten som insett att det finns ett behov av förändrad kommunikation internet på företag. Facebook at Work är Mark Zuckerbergs erbjudande. Specialvarianten av det sociala nätverket smyglanserades för en dryg månad sedan. Tills vidare är Facebook at Work bara tillgängligt hos utvalda företag, men på sikt är planerna givetvis att öppna portarna för alla.

Facebook at Work delar många funktioner med privat-Facebook. Samma nyhetsflöde (men fyllt med uppdateringar från kollegor istället för släkt och vänner), appar och verktyg finns till exempel tillgängliga. Men färgpaletten är annorlunda. Anledningen är att göra det uppenbart för chefen som passerar bakom din arbetsplats att du faktiskt är inne på jobb-Facebook. Och dessutom finns inga annonser.

Läs mer: 10 smarta tillägg för Wordpress-proffs