I dag är det vanligt att företag och organisationer anordnar återkommande frukostseminarier eller after works som ett trevligt och socialt avbrott i vardagen. Men när eventet väl är planerat, bra talare har bjudits in, och maten är beställd, så inser man att det är knepigare än vad man först trott att få folk att faktiskt dyka upp. Att bara skriva något på den egna hemsidan räcker inte till. Här är åtta tips på hur du lyckas med marknadsföring av ditt event online.
1. Skapa ett Facebook-event och få folk att tacka ja
Facebook har blivit ett givet verktyg för att hjälpa oss att hålla koll på kommande event – oavsett om de kommer från vänner, företag eller festarrangörer. Att skapa ett event på Facebook från din företagssida, där tydlig information om innehåll, tider, plats och relevanta länkar finns med, är därför närmast en självklarhet. Sedan är det bara att börja bjuda in folk, och att be dina kollegor att göra detsamma.
Det blir även allt vanligare att sponsra sitt event med Facebookannonser för att få bättre spridning och nå ut till fler. Inför eventet kan du uppdatera med inlägg om relevant information några gånger i veckan, till exempel genom att berätta om nytt innehåll under dagen eller att dela relevanta artiklar som berör ämnet som ska diskuteras. Kanske gör du även mini-intervjuer med talare eller deltagare som kommer att närvara på eventdagen för att öka intresset bland de som är inbjudna. Att dela bilder på härliga frukostmackor du tänkt bjuda på kan givetvis även det bli en hit.
Läs mer: Så tajmar du rätt i sociala medier
Så väl små som stora arrangörer använder sig av Facebook för att uppmärksamma om kommande event. Emelie Sandahl, ansvarig för sociala medier och webb på Berns, berättar hur de gör:
– Vi använder oss ofta av Facebookevent eftersom det passar vår målgrupp. För vår klubb Gallery 2.35:1 är det ett bra sätt att berätta vad som är på gång och vilka som kommer att spela. Vi skapar Facebook-event för våra egna klubbar. De externa klubbarna skapar själva Facebook-event som vi såklart delar. För just klubbfolk har det blivit en självklarhet att attenda event hos oss, ibland är det nästan lite status att tacka ja. Alla vill vara med överallt. Och det är bra för oss eftersom eventen då snabbt får spridning.
Emelie Sandahl, ansvarig för sociala medier och webb på Berns.
– Viktigt är att se de sociala kanalerna som en förlängning av ens hemsida. Idag förväntar man sig att mycket information ska finnas på Facebook, och att gå in på en hemsida kan kännas meckigt och ta längre tid. I dag är minuterna viktiga och tar det för lång tid att besöka en hemsida väljer man bort den i stället, fortsätter Emelie.
Brukar ni sponsra era event för att få bättre spridning?
– Beroende på eventet i fråga använder vi oss ibland av sponsrade annonser för att öka spridningen och kännedomen. I mars hade vi till exempel premiär för ”Standup på Berns”. Vi boostade det första eventet för att säkerställa att så många som möjligt känner till att vi har ett nytt återkommande humorkoncept på torsdagar.
– Det har blivit vanligare att sponsra våra event överlag; det känns som om det är svårare att få organisk spridning nu än förr på grund av Facebooks ändringar av algoritmen. På plussidan har vi märkt att om någon sponsrar ett event får även våra andra event fler gilla-markeringar, delningar och kommentarer – folk blir nyfikna när de ser något från oss och vill se allt vi har på gång, säger Emelie Sandahl.
2. Använd en egen #hashtag
Hitta på en hashtag för ditt event tidigt och var tydlig med den. Använd den i all marknadsföring så att alla deltagarna känner till den och enklare vet hur de ska hjälpa dig att sprida ordet, både inför och under själva eventdagen. Samma hashtag använder du med fördel över alla kanaler: Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Tumblr, med flera.
Men hur kommer man på en bra hashtag till sitt event? Niklas Dahlqvist, kreatör och senior digital marknadsförare samt grundare av #tweetupsthlm, berättar:
– Det viktiga är att en hashtag är tydlig och förklarande. Och det låter ju lätt. Men är ganska lurigt. Förkortningar i kombination med årtal är ett sätt att få till en unik hashtag. Som #mello15 som används av många, även om #melfest är den officiella taggen för Melodifestivalen. Samtidigt får inte hashtaggen vara för lång då varje tweet bara har 140 tecken och kan inte bestå av bara hashtags, förklarar Niklas.
Niklas Dahlqvist, kreatör och senior digital marknadsförare samt grundare av #tweetupsthlm. Foto: Mauritzson Foto
– När man väl kommit på en bra hashtag måste man se om den är upptagen. Detta görs enklast via Twitters egen sökfunktion. Men det finns sidor och tjänster som bara har koll på hashtags. Dock ska man komma ihåg att det inte finns någon copyright på hashtags och att det är en mycket bra idé att bevaka den hashtag man använder då den kan bli kapad av mindre välvilliga krafter. Men får man spridning på sin hashtag och många använder den för just ditt event drunknar många gånger de tweets som försöker ta del av trafiken. Just #tweetupsthlm är en självförklarande hashtag i Twitter-världen där Tweetup är ett begrepp byggt på Meet-up, träffar där man möts helt enkelt, fortsätter Niklas.
3. Sprid ordet snabbt på Twitter
När Facebookeventet är på plats och hashtaggen är skapad är det dags att börja prata direkt med eventuella deltagare och få dem intresserade av att komma. Att personligen nå ut via Twitter kan vara ett bra och enkelt sätt att nå folk. Med Twitter kan det dessutom gå fort att sprida ryktet om ditt event, eftersom folk med bara ett knapptryck kan retweeta om du ger dem en anledning att göra det.
– För att sprida ordet på Twitter handlar det om personlig och direkt dialog med deltagarna. När det kommer till #tweetupsthlm är det ett event deltagarna gärna delar då det är deltagarna själva som faktiskt bestämmer hur #tweetupsthlm ska se ut. #tweetupsthlm är som Twitter fast på riktigt. Däremot kan ett kommersiellt event vara svårare att få spridning på. Då gäller det verkligen att bjuda till som arrangör. Att tänka "what’s in it for me" är alltid en bra regel. Det vill säga, varför ska någon dela detta? förklarar Niklas Dahlqvist.
4. Emailutskick – utan att spamma
Många företag har redan maillistor och nyhetsbrevsmallar klara som de använder för regelbunden kontakt med sina kunder, partners och andra intressenter. Att bjuda in till ett event via ditt nyhetsbrev kan vara ett personligt sätt att visa uppskattning för dina läsare. Och även om alla inte har möjlighet att medverka kan inbjudan i sig ändå stärka relationenen. Däremot är det viktigt att inte spamma om ditt event och skicka för många påminnelser i ett desperat försök att få fler människor att tacka ja. Det måste göras med måtta, annars kan den goodwill du börjat bygga upp snabbt raseras.
Hur många mejl är det egentligen okej att skicka inför ett event?
– Det är en avvägning. Grundregeln för all digital marknadsföring är att så länge man har något relevant att säga är det inte fel att skicka. Man ska aldrig utnyttja en mottagares förtroende eller slösa med mottagarens tid eller surfpott. Inför ett event är det alltid bra att informera om eventets program, förändringar om eventet, tips om kringaktiviteter, restauranger med mera. När eventet börjar närma sig är det en god idé att skicka en till två påminnelse-mejl med välkomsthälsning och serviceinformation som vägbeskrivning, hotellets incheckningsrutiner, parkeringsmöjligheter med mera, tipsar Niklas Dahlqvist.
Rekommenderar du något särskilt program för att skicka inbjudningar?
– Det finns rena eventhanteringstjänster som hanterar hela kedjan med utskick, betalningslösning, försäljning av biljetter, deltagarlista. I dessa tjänster går mycket att automatisera som transaktionsmail, påminnelsemejl om att registrera sig/köpa biljetter. Inte sällan har dessa tjänster API-kopplingar som gör att man kan koppla sitt e-mail marketing-verktyg som underlättar hanteringen av adresslistor och utskick. Exempel på sådana tjänster är EventBrite och svenska Invajo, fortsätter Niklas.
5. Experimentera med internationellt erkända forum som Meetup.com
Internationellt sett är Meetup.com en av de största online-mötesplatserna för offline-möten. I Silicon Valley läggs de flesta öppna företagsevent upp på Meetup, där personer sedan enkelt kan göra en sökning apropå intresse, ort och datum, till exempel på ämnen som ”start-up”, ”sociala medier eller ”mobiltrender”. Här kan man sedan tacka ja till eventet, se vilka andra som kommer, och även prata direkt med arrangören. Det går även att följa specifika eventgrupper eller företag för att aldrig missa en uppdatering från dem. Meetup.com används även flitigt i bland annat Storbritannien och Japan. Över 480 000 meetups arrangeras varje månad via sajten i 182 länder. Än så länge har den inte fått lika starkt fäste i Sverige, men att börja använda kanalen och se hur det fungerar för din målgrupp kan visa sig vara en lyckad strategi.
6. Hitta eventambassadörer - talare, bloggare, deltagare
För att sprida ordet om ditt event kan du be dina medarrangörer eller talare att hjälpa till. Gör det enkelt för dem och förbered ett kit med vad de kan säga – med rätt hashtag och eventlänkar. Brainstorma idéer med dem från början. Säg att ni själva kommer att retweeta, dela vidare, och marknadsföra dem om de marknadsför er. Givetvis vill även en talare ha en publik att prata för och din medarrangör vill också synas bland mycket folk - så bara du påminner och gör det enkelt för dem så kommer de att hjälpa dig att sprida ditt budskap.
Att ha ett nära samarbete med olika bloggar inom din bransch kan också öka spridningen och intresset kring eventet. Ge dem förtur på eventinformation och bjud alltid in dem som deltagare. Glöm inte att uppmärksamma och tacka dem tillbaka i de egna sociala kanalerna.
Hur jobbar Berns med att få alla inblandade i eventen att sprida dem i dag?
– Vi ser oftast till att våra dj:ar, artister eller vad det nu kan vara är delaktiga och sprider eventen i sina kanaler. På så vis når de ut till sina egna fans enklare och det kommer fler folk på själva eventet – vilket givetvis är roligt för såväl dem själva som för oss på Berns. Det är ett bra sätt att säkerställa att man når rätt målgrupp för ett event. Vi har inget uttalat om att de ska marknadsföra eventet i övriga sociala kanaler, det är upp till dem själva, men oftast händer det också, berättar Emelie Sandahl.
7. Bearbeta på plats och få besökare att tala om dig i sociala medier
Har du ett återkommande event kan det vara kul att få personer på plats att prata om vad som sker för att göra andra nyfikna inför framtiden. Påminn om din hashtag och ge deltagarna anledning att använda den. Genom att ha en live-Twittervägg eller liknande inslag där du visar innehåll som diskuteras på plats från olika sociala kanaler på din hashtag kan du också locka deltagare att dela mer. Twitterfall erbjuder gratis användning av deras Twittervägg direkt via webbsidan. Även Silarapp rekommenderas i många sammanhang. Den kostar 299 dollar per dygn och låter dig strömma så väl Twitter som Instagram-bilder direkt på väggen i ett snyggt gränssnitt.
– Vid #tweetupsthlm gäller samma sak som vid alla event. Det gäller att kommunicera inför, under och efter eventet. En aktiv dialog med hashtaggen inför eventet kan bygga upp förväntningarna och sprida ordet på ett bra vis. Och under själva eventet är Twitter ett bra sätt att få med dem som inte är på plats i diskussionerna som sker på plats. Under #tweetupsthlm sker lika många samtal på plats som digitalt. De som inte är där frågar vilka som är där och vad som händer medan de som är på plats pratar om sådant som sker, berättar Niklas Dahlqvist.
8. Efter eventet är det dags att stärka relationerna ytterligare
Tacka deltagare som kom till ditt event via Twitter, Instagram, Facebook eller den kanal som de själva varit aktiva i. Kanske hade du en fotograf på plats så att du nu kan göra ett blogginlägg eller ett inlägg på Facebook där du delar höjdpunkterna från eventet? Varför inte dra igång en närvaro i Pinterest om du inte redan har en och lägga upp bilder från eventet i ett album där? Det är ett kul och enkelt sätt att visa upp vad som skett under eventet, och där du i framtiden även kan skapa album för nya event också.
Kloka citat från deltagare eller en smart summering av det som sades intresserar ofta de som deltagit. Det gör det enkelt för folk att dela det som sagts och gjorts. Genom att få folk att fortsätta att prata om ditt event även efter det ägt rum fortsätter man att bygga sitt varumärke, samtidigt som man lockar folk att vilja komma nästa gång.
– Efter ett #tweetupsthlm skrivs det inte sällan bloggposter som delas via Twitter. Att lyckas få deltagarna att dela sina bloggposter med din hashtag är bland det bästa som kan hända. Då är det bra att vara med och bevaka hashtaggen och retweeta från eventets officiella konto. Då får både skribenten och du som arrangör kredd, säger Niklas Dahlqvist.
