Det finns många system för att organisera tillvaron. Ett av de mest omtalade är Getting things done, GTD. Upphovsmannen David Allen startade en trend med boken ”Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. I dag är GTD en jätteaffär för David Allen och hans företag, som förutom föreläsningar och publikationer även erbjuder kurser samt GTD-program till exempelvis Outlook.
För att bli en ordentlig hjälp måste GTD anpassas så att det fungerar för just dina behov. Metoden har också i hög utsträckning levt sitt eget liv. David Allens bok startade det hela, och han betraktas fortfarande som en guru på området, men det är inte särskilt många av dem som tillämpar teknikerna som faktiskt har köpt hans bok eller besökt något av hans seminarier.
GTD handlar om att få saker gjorda och att göra-listan står i centrum. Listan har två huvudsakliga funktioner: att hjälpa dig att hålla koll på vad som ska göras och att se till att du inte stressar upp dig över det som behöver göras. Stress undviker du genom att se till att allt som ska göras finns med på listan och genom att utföra det som finns på den.
Ett vanligt fel med att göra-listor är att varje uppgift blir för stor. Stora uppgifter blir ett stressmoment, eftersom det är så väldigt många saker som måste göras för att du ska kunna bocka av den. Att bryta ner stora uppgifter till mindre är viktigt i GTD. En del sätter en tidsgräns för hur lång tid en uppgift ska få ta, exempelvis tio minuter, och det kan vara en bra idé. Att få till ett upplägg som passar det egna arbetsflödet är en del av det närmast konstanta trimmandet av GTD som du som användare behöver göra.
David Allen pratar om datum och kontext, när något ska göras och var det ska göras. Det första är enkelt. Säg till exempel att något behöver vara klart på torsdag eftermiddag, då ska du förstås förse uppgiften med den tiden så att den blir klart i tid.
En vanlig märkning av en uppgift är taggar som @hemma, @jobb, @telefon och @i dag, som gör det lätt att hitta vad som ska göras var och när. De flesta program som hanterar GTD förstår den typen av taggar och tar snabbt fram arkiv över allt som ska göras @jobb och @i dag.
Platser kan vara allt från byggnader (kontoret) till större områden, men även saker som kräver en viss typ av verktyg, som telefonen, @telefon, eller en speciell dator, @designdator.
Du skapar egna taggar med utgångspunkt i vad du jobbar med, var du jobbar och hur du gör det. Sedan sätter du taggarna på dina uppgifter.
GTD börjar med en överfull och osorterad inkorg, som innehåller allt du behöver göra. När det dyker upp en uppgift lägger du den i inkorgen. Det kan vara att skapa en ikon till en design, testinstallera Wordpress på den lokala servern, ta fram kundunderlag eller gå och handla. Arbete blandas med privatliv, det handlar inte bara om att få jobbet under kontroll, utan hela livet.
Din inkorg kan vara en låda med pappers- eller post it-lappar, men troligare är att du samlar uppgifterna i en textfil. Det viktiga är att du kan rota i den när du behöver det. Sortera inte inkorgen, den ska vara en kaotisk röra med allt du behöver göra.
En gång om dagen går du igenom inkorgen. Uppgifter delas upp i mindre projekt och hamnar på att göra-listan. Med en gemensam tagg får du snabbt överblick över vad som ska göras och hur uppgifterna hänger ihop. Det är viktigt att bryta ner varje uppgift till något som kan hanteras under den bestämda tiden. Om du har satt max en kvart per uppgift får du anpassa dina uppgifter efter det. Tar det mer än en kvart är det inte en uppgift, utan flera. Det betyder att vissa uppgifter kommer att vara beroende av varandra, vilket är helt okej.
Tagga även uppgifterna med vad du behöver veta för att du ska kunna utföra dem, men bara om det behövs. Om det inte finns någon deadline för en uppgift behöver du antagligen inte ge den någon sådan. Behöver du inte vara på en speciell plats taggar du inte med det heller.
En gång i veckan går du igenom alla projekt, alla tidsbundna uppgifter samt din inkorg så att du ser vad som har blivit gjort och får en överblick över vad som är på gång.
En del uppgifter dyker upp hela tiden och då finns det ingen anledning att låta dem vända i inkorgen för att planera in dem på exakt samma sätt vecka efter vecka. I stället lägger du dem som återkommande händelser i din kalender. Då blir de isolerade uppgifter som har fått en tid, alltså all information du behöver för att utföra dem.
Värre är det med återkommande uppgifter som aldrig blir gjorda, de som dyker upp på varje att göra-lista och fortsätter att ligga kvar där. Förändra dem så att du kan bli klar med dem, annars motverkar de hela systemet genom att återkomma och stressa dig ytterligare.
»Taskpaper till Mac, Iphone och Ipad. En textredigerare som synkroniserar med gratistjänsten SimpleText.ws.
»Simplenote. För dig som nöjer dig med råa textfiler är Simplenote ett utmärkt alternativ. Dels finns det en utmärkt app till Iphone och Ipad, dels finns det en mängd program samt webbläsartillägg som pratar med webbtjänsten.
»Evernote. Snarlik Simplenote, men med stöd för mycket mer än textfiler. Den kan dessutom skapa ordentliga att göra-listor.
»Omnifocus. Ett populärt Mac-program för GTD med tydliga inkorgar och projekthantering.
»Things, Remember the Milk, Awesome Note. Det finns många appar som kan hjälpa dig att få saker gjorda.
»E-post. Inkorgen kan vara ett GTD-verktyg, särskilt med hjälp av tillägg. David Allen säljer exempelvis ett program till Outlook och Gmailanvändare kan använda etiketter (labels).
»Inbyggda att göra-listor. Glöm inte bort de inbyggda att göra-listorna. I Windows hittar du listan i Outlook, till Mac finns de i Ical. Google har Tasks, som fungerar i både Gmail och Google Calendar.