Med tusen lösa trådar i huvudet behövs ett system för att organisera både dig själv och den information du använder. Ett system eller en metod kan ge mindre stress och hjälpa dig att jobba mer effektivt. Då får du lättare att koncentrera dig på det du jobbar med för stunden och risken att du glömmer bort saker minskar.
Det är här Getting things done, GTD, kommer in i bilden. Ursprungligen utvecklades metoden för en mer analog och stationär värld och råden om fysiska inkorgar, mappar och lådor känns inte lika relevanta längre. Samtidigt ökar behovet av att hantera stora mängder information hela tiden.
Därför har mängder av olika digitala verktyg utvecklats, mer eller mindre uttalat anpassade efter GTD-metodens arbetssätt. Tillverkarna erbjuder datorprogram, mobilappar, webbläsartillägg och webbtjänster i olika konstellationer.
För att du ska kunna använda GTD-verktyget rätt måste det kunna hantera metodens fem steg: samla in, bearbeta, organisera, gå igenom och göra. Du måste exempelvis kunna fånga upp idéer och anteckningar i en inkorg, för att sedan sortera och förfina innehållet till genomförbara åtgärder. Du behöver kunna skapa projekt och specificera nästa åtgärd i varje projekt.
Det är också viktigt att det är enkelt att ta fram listor för olika sammanhang, till exempel ärenden att göra i en viss situation. Det är förstås också viktigt att det finns stöd för de enheter och operativsystem du använder.
Johan Wigmo, webbredaktör på Mecenat, har testat många olika GTD-verktyg, men det är få som har fallit honom i smaken.
– De flesta faller på att de inte är så snygga. Möjligheten att välja fokus och perspektiv är också viktig, för att kunna filtrera bort allt som jag inte vill se. På jobbet lägger jag fokus på jobbmappen och då får jag bort allt annat.
Johan Wigmo använder samma verktyg på jobbet, för fritidsprojekt och för privata saker.
– Jag tycker att det är enklast. Det är bra att ha allting samlat på ett ställe. Och mitt intresse går ihop med det jag jobbar med, så om jag hittar eller kommer på något på fritiden kan det vara bra att ha på jobbet också.
Ett viktigt kriterium när Johan Wigmo letade GTD-verktyg var att han skulle kunna filtrera fram det han behöver se för tillfället.
– Det finns begränsningar i vissa verktyg som gör att man inte kan få bort det man inte jobbar med just nu. Om jag får fram saker i ett hobbyprojekt när jag sitter på jobbet kan det vara lite stressande. Det är lite vitsen med GTD, att man bara ska fokusera på det man ska göra just nu, säger han.
Getting things done är en metod för personlig organisation, utvecklad av David Allen. Metoden beskrivs i boken med samma namn (”Få det gjort” på svenska).
Målet är att du ska ta kontroll över ditt liv genom att styra ditt arbetsflöde och hantera information på ett effektivt sätt. Är du mindre stressad får du helt enkelt mer gjort.
Metoden beskriver olika verktyg och ger konkreta tips på hur du ska hantera information och ersätta dina gamla att göra-listor. Den bygger på fem stadier:
Samla in Samla alla uppgifter, anteckningar, listor och bråte på ett ställe.
Bearbeta Töm inkorgen regelbundet.
Organisera Skapa och använd rätt ”behållare” för olika typer av information och anteckningar.
Gå igenom Rutiner för att få systemet att fungera.
Göra Besluta vad som är bäst åtgärd just nu och utför den!