Därför jobbar du sämre när du gör allt samtidigt

– I allmänhetens ögon finns det en uppfattning om att det är bra att göra mycket samtidigt. Vi hör om folk som har åstadkommit en massa saker parallellt, vilket blir en slags anekdotiska bevis som stödjer detta, säger Alexander Rozental, legitimerad psykolog och researchchef på Psykologi­fabriken, med mänsklig motivation och produktivitet som specialområde.

– Å andra sidan finns det inom vetenskapen mycket forskning som visar att det är negativt för prestationen att ha många bollar i luften. Och även att vi mår sämre av det, säger han.

Inom forskningsvärlden har man studerat ­multitasking i över 20 år och slutsatsen är samstämmig, menar Alexander Rozental: Den mänskliga hjärnan är inte särskilt bra på att göra många saker samtidigt.

– Om det handlar om två automatiserade uppgifter, som att stryka kläder och prata i telefon samtidigt, då klarar vi av det. Så länge som det är enkla uppgifter går det bra. Men vi är inte duktiga på att lyssna på chefens presentation samtidigt som vi skriver ett mejl.

Då blir det antingen inte något bra mejl eller så missar vi mycket av vad som sägs. Vi bör då välja att avstå från en uppgift och fokusera på en sak.

Till en början fokuserade forskningen på hur prestationen påverkades vid multitasking, men de senaste åren har mer resurser lagts på att ta reda på hur det påverkar oss psykiskt.

– Forskningen visar att det inte är de fysiskt krävande jobben som gör att vi går hem tröttast på kvällen. Det är de mentalt krävande jobben som gör oss trötta. Hjärnan har en begränsad kapacitet och vi kör ofta slut på den kapaciteten.

Den vetskapen har Alexander Rozental med sig både när han jobbar med enskilda personer och med företag.

– Om en arbetsgivare vill att de anställda ska må bra och prestera bra i längden är det bättre att uppmuntra dem att fokusera på en sak i taget och låta bli att kolla mejlen på kvällen efter arbetet till ­exempel.

Alexander Rozental menar att det är lätt att man hamnar i en ond spiral om man hela tiden har mycket på sitt bord. Om man börjar nagga av den tid som måste användas till att återhämta sig och ladda mental energi tär man allt mer på psyket och kan till slut hamna i utmattnings­syndrom eller utbrändhet.

Trots detta lever tanken om den multitaskande arbetaren som klarar av att hålla flera bollar i luften i allra högsta grad inom företag och organisationer. Men Alexander Rozental tror att detta kommer att förändras. I dag har många företag fått upp ögonen för hur de anställda mår fysiskt och försöker påverka dem att bli hälsosammare med betalda gymkort, massage på jobbet och stegräknartävlingar. Alexander Rozental tror att nästa steg är att också engagera sig i anställdas psykiska hälsa.

En anledning till att vi i dag försöker göra många saker samtidigt är förstås att den digitala tekniken gör det möjligt att alltid vara tillgänglig, uppdaterad och aktiv. Det gör att många får svårt att hantera överflödet. Men Alexander Rozental tror också att vi kommer att bli bättre på detta i framtiden.

Just nu lever vi i en övergång från en typ av tjänstesamhälle till ett annat och i en sådan övergång kommer det alltid att vara en del som har svårt att anpassa sig. Alexander Rozental tror att de som från början varit vana vid informations­överflödet kommer att kunna hantera det bättre. Bland annat med hjälp av tekniken.

– Jag tror också att vi kommer att anpassa oss till ett sätt som är bättre för oss. Att vi använder applikationer och program som underlättar för oss att jobba på ett sätt som vi mår bättre av.

3 tips: Så presterar och mår du bättre
Alexander Rozental brukar ge dem han arbetar med konkreta tips för att jobba smartare, ­gärna med hjälp av olika verktyg (se rutan på föregående sida).

1. Alla borde se på sin arbetsförmåga som att de har ett energiförråd och att varje uppgift de tar sig an tar av det förrådet. Som att hjärnan går på batteri. Hjärnan klarar att fokusera i 30 till 40 minuter, sedan får den svårt att hålla fokus och då är det bra att ta en rast.

Och även om man känner att man är inne i ett flow och får mycket gjort är det bättre i längden att ta en kort paus, som till exempel att gå och hämta ett glas vatten eller en kopp kaffe. Eller kanske titta ut genom fönstret ett tag.

2. Multitaska inte på datorn. Arbeta i ett program i taget och stäng av påminnelser med mera från de övriga. Det finns en känd studie från Microsoft som visade att när medarbetare jobbade i ordbehandlingsprogram och skrev och var tvungna att stanna upp och svara på mejl tog det dem i snitt 15 minuter att komma tillbaka till samma nivå av koncentration och prestation som de haft innan de blev störda. Att byta mellan program kommer att kosta i effektivitet.

3. Gör det viktigaste och svåraste på morgonen och förmiddagen. Vi är som fräschast och piggast på morgonen. Morgonen och förmiddagen är bästa ­tiden för avancerad problemlösning, som att skriva texter, hitta på idéer eller lösningar på problem.