–Jag träffar många kunder som inte är så bra beställare och behöver stöd. Det är precis som när man lämnar in bilen på en verkstad. Man kan inte terminologin och är osäker på vilka krav man kan ställa.

Det säger Camilla Hallström på Hallström ­Konsult, som hjälper företag att upphandla publiceringssystem, cms (content management system).

Hellre än att behandla cms-valet som att skicka bilen till bilverkstaden bör du tänka på det som ett husbygge, råder Camilla Hallström. Ju ­tydligare ritningar du har och ju mer tid du lägger på att välja kakel och klinkers, desto mer troligt är det att huset blir precis som du vill ha det.

Och för att huset ska stå stadigt bör du inleda med att bygga en stabil husgrund, något som i ett cms-projekt kan likställas med att göra en bra ­förstudie.

– Förstudien är ofta underskattad. Gör man en förstudie bygger man besluten på fakta, inte på en massa tyckande. Kommer det upp nya grejer mitt i projektet vet man lättare om det är något man ska prioritera, säger Camilla Hallström.

En förstudie innebär att ni sätter er ner, exempelvis i en workshop, och tar reda vilka behov och vilket övergripande syfte ni har med webbplatsen. Ni ställer frågor som: Varför gör vi det här? Vad ska webbplatsen bidra med? Vad ska vara annorlunda när det nya är i drift? Vilka behov har våra målgrupper? Hur ska vi mäta att företaget når de mål vi har satt upp?

Det är viktigt att de som ska jobba med verktyget och webbplatsen är med i processen, anser Camilla Hallström, och att ni skaffar en samsyn på vad ni ska göra. Resultatet av för­studien blir en kravspecifikation eller behovsanalys.

– Brainstorma fram önskemål på den framtida webbplatsen. Springer man för fort har man inte riktigt koll på vart man ska. Då är det lätt att man tar till ad hoc-lösningar och bygger något som målgruppen kanske inte alls är ­intresserad av.

Parallellt med förstudien bör ni ­börja fundera på vilka verktyg ni vill ha. Det bästa ni kan göra är att ta ordentliga referenser, tycker Camilla Hallström.

– Prata med folk som använder verktyget och ta reda på för- och nackdelar. Se över hur det fungerar med prissättning. Är det licenskostnad, prenumeration eller utveckling som kostar mest?

Att välja ett öppen källkod-verktyg som inte kostar något att använda, exempelvis Drupal, ­Joomla eller Wordpress, behöver inte bli billigare än att betala för ett verktyg.

Den totala prislappen beror på hur behoven ser ut, vad som finns färdigt och vad ni behöver ­utveckla själva eller med hjälp av konsulter.

– Ta reda på vilka färdiga moduler som finns att koppla till verktyget.
För att lära känna de verktyg ni väljer mellan ger Camilla ­Hallström rådet att gå utbildningar. De som är med i projektet bör gå en grundkurs, och ansvarig beställare bör även gå en administratörskurs.

Hur väljer man vilka verktyg man ska utbilda sig i?
– Det finns inte jättemånga att välja mellan. Du bör titta på vad de kostar och vad andra liknande organisationer använder. Då vet du ungefär vad det finns att välja på och kan sålla ut tre. Har du en mindre budget ska du titta noga på vilka färdiga lösningar som finns i verktyget.

Med bättre kunskap om verktyget är det lättare att själv ta ett större ansvar som beställare. Släpp inte ifrån dig för mycket ansvar till leverantörer, varnar ­Camilla Hallström.

– Många släpper bollen för ­tidigt. Tar du ett större beställaransvar vet du vilka möjligheter verktyget ger och behöver inte stå med skägget i brevlådan. Du ska veta vad du beställer så att du vet fördelarna och inte kan säga ­senare att ”Det blev skit, det här gjorde de inte bra”. En kurs kostar 4 000 till 5 000 kronor, den kostnaden är en droppe i havet som du tjänar massor på.

I arbetet med att välja publiceringssystem kan många nya termer, teknik och begrepp dyka upp. Det bästa är att grotta ner sig och ta reda på vad saker be­tyder, råder Camilla Hallström.

– Gör du inte det från början kan det bli jättedyrt i slut­ändan, om du får något du egentligen inte är nöjd med. Det är samma sak som vid ett husköp: Bränner du på för fort och inte gör noggranna ritningar och kollar på olika klinkers, får du kanske inte det hus du ville ha.