Cajsa Lindgårdh, projektledare för Jernhusens externwebb, ger lösningen på åtta problem som Jernhusen stod inför inför valet av cms.

Alla systemen ­var så lika, inget av dem stack ut och var bäst.
Lösning: Vi frågade runt bland kontakter, an­litade en konsult och listade för- och ­nackdelar. Det slutgiltiga beslutet togs ­utifrån lokalredaktörerna, som kunde Episerver ­sedan förut och det avgjorde.

Uppstickaren var så billig.
Lösning: Det är lätt att enbart utgå från pengar, speciellt när man står inför en ledningsgrupp. Men det var inte bara ekonomin som var av­görande, det var andra värden. ­Användarvänlighet och supportmöjligheter fick gå före. Vi betalar för trygghet.

Påtryckningar från omvärlden om att testa ­något nytt.
Lösning: Ett av våra värdeord är att vi ska vara innovativa, därför kändes det som att vi var tvungna att byta cms. Vi valde bort öppen källkod trots påtryckningar om att våga och vara moderna, men vi valde inte bort inno­vation för innovativ kan man vara i licens­programmen också.

Många interna viljor och behov.
Lösning: Det är en ständig utmaning, alla kommer inte att vara nöjda och vi får kompromissa. Vi löser det genom dialog och försöker ge förklaringar. ­”Betalar du då?”, brukar jag fråga och då brukar folk sänka sina krav.

Svårt att estimera tiden.
Lösning: Att vara realistisk, hellre bra än snabbt. Sam­tidigt måste man sätta deadlines. Nu har vi satt en deadline i oktober och hinner vi inte allt till dess får vi ta det nästa gång. Lång framförhållning är viktigt. Boka möten i god tid och ha vettiga förväntningar på kollegorna.

Svårt att göra saker i rätt ordning.
Lösning: Bra planering, förankring internt och externt, och återigen, realistiska tidsramar. Det är viktigt att projekt­ledaren har en helikoptersyn och kan prioritera det man måste göra för att komma vidare.

Ro iland ett projekt samtidigt som man jobbar heltid med andra uppgifter.
Lösning: Den största utmaningen, eftersom vi är beroende av redaktörer och kommunikationsansvariga. Egentligen är det så att de ska göra jobbet på ordinarie arbetstid och det ­ingår i arbetsbeskrivningen. Det gäller ­bara att vara ute i god tid och berätta att ”det här behöver ni göra då” och ”denna vecka ska ni få utbildning”.

Få ihop redaktörsgruppen internt.
Lösning: Involvera dem i arbetet, ge ­löpande pepp och få alla att förstå att det här är en viktig marknadsföringskanal för oss. En kick-off inför hösten.

Fakta

Cajsa Lindgårdhs tips inför arbetet med att byta cms

  • Se över rollerna internt innan ni kör igång.
  • Tänk på att det alltid tar längre tid än vad man tror.
  • Ha en strukturerad tidsplan med tydliga steg.
  • Välj alla partners tidigt i projektet för att spara tid och få bred kompetens.
  • Samarbeta med it-avdelningen och försök att ta ­beslut som passar båda parter.